江津法院“四化平台”健全诉讼档案管理机制

        近年来，江津法院努力完善诉讼档案管理，确保审判工作在“最后一公里”不松懈。

        一、严格打造诉讼卷宗归档准确化平台。配备四名专职档案工作人员，在归档过程中，由两名熟悉审判程序的人员逐页核对诉讼档案并进行签收，对于不符合归档条件的（如：纸质卷与电子卷不符等）卷宗予以退回，待整改后由承办人重新申请归档。检验合格的卷宗盖上档案室签章后，按编排顺序整齐放入档案架，逐年进行装盒，档案签收单另行装订成册保管。要求诉讼卷宗在网上盖章结案之日起60日内归档；不能正常归档的，应在归档期限届满之日起10日内办理预归档。档案室按月统计全院归档情况，对于超期归档的，由档案室报送至审管办予以通报。2014年，全院共归档 14175件，并实现100%无差错归档。

        二、积极搭建诉讼档案利用规范化平台。明确查询、借阅要求及程序。查询档案的，查询人须出示相关身份证明或者委托书，外单位查询的，还须出据单位介绍信。借阅档案的，院内借阅须填写档案借阅单，并经部门负责人审批同意；外单位借阅须持介绍信、调卷函和借阅人工作证，经江津法院院长或分管副院长批准，且仅能借阅诉讼案卷正卷。无论院内借阅还是外单位借阅，借阅时间均不得超过1个月，如因特殊事宜须续借的，应按要求履行审批手续，并不得超过60日。对查询、借阅等档案利用信息严格做好台账，确保诉讼档案利用安全。2014年，江津法院共受理档案查询、借阅4659次，利用诉讼档案4366卷。

          三、倾力构筑诉讼档案信息化平台。严格落实诉讼档案同步扫描要求，2010年以后的诉讼档案均由承办法官或书记员同步扫描并经档案室验收合格后方可归档。对于2010年以前未同步扫描的诉讼档案，采用外包方式进行集中扫描、上传，并对卷宗质量实行双重检查，同时定期上报档案数字化进度。截至2014年底，共扫描诉讼档案192854卷，占室藏档案的63%。其中1997至2009年度诉讼档案室藏125902卷，已扫描119852卷，完成率达95%。在法院门户网站“司法为民”版块设置档案预约查询系统，与内网对接后可实现远程查询。

          四、精心雕砌诉讼档案安全化平台。档案库房配备5组密集架、1个防磁柜、3个消毒柜、3台去湿机，档案室工作人员定期对库存纸质档案进行消毒除湿，定期对档案室进行消防隐患排查，并将档案泄密、档案遗失等情形纳入部门和个人绩效评估。成立应急救援小组，针对档案保存管理编写专项应急预案，妥善应对突发事件。严格落实未成年人犯罪记录封存制度，建立专门清册，实行专柜专人保管；在档案管理系统中用蓝色字体对未成年人犯罪案件特别标明；未成年人犯罪档案查询利用须经刑庭特别审批，并签署保密义务告知书。截至目前，全院共保存244038卷档案，其中永久保存档案为8751卷，未发生失秘、泄秘等事件。