江西省政协委员提案:规范电子文件归档

在前不久召开的江西省政协十一届三次会议上，江西省政协委员、省档案局馆长汪晓勇向大会提交了《关于规范各类办公自动化系统电子文件归档工作的建议》的提案。提案分析了江西各级党政机关电子政务建设、各类办公自动化系统建设形势，指出各类办公自动化系统设计开发电子文件归档功能方面存在的主要问题，阐述了规范各类办公自动化系统电子文件归档工作的意义和价值，对如何规范各类办公自动化系统电子文件归档工作提出了真知灼见。

提案分析了部分单位办公自动化系统缺少电子文件归档功能，从而对电子文件归档管理带来一系列问题。例如，相关部门无法及时掌握各种办公自动化系统建设信息，也缺乏有效的机制予以掌控，致使大部分已经使用或正在建设的办公自动化系统没有设计开发电子文件归档功能，相应的管理制度也不健全，使电子文件归档管理工作面临诸多问题；因缺少归档接口使电子文件难以归档，尤其是那些无法输出为纸质文件的电子文件，必然随系统升级、设备淘汰等流失，造成国家档案资源的损毁；电子文件的完整性、原件形式、格式等不符合归档要求，如电子公文缺少电子印章或转为长期保存格式后电子印章变成乱码，尤其是格式不开放问题已经影响了电子档案的长期保存；项目申报文件所附的可研报告和环评、能评、安评等材料只有纸质文件，造成电子文件严重残缺等。这些问题如不抓紧解决，不仅大大降低了办公自动化系统建设投资的应有绩效，无法如实记录江西经济社会和电子政务发展的客观历史，各级政府还需长期投入巨额经费用于纸质档案数字化，难以满足社会各界对电子档案的共享利用需求。

提案建议，为进一步加强全省电子文件归档管理工作，确保电子档案安全和长期保存，应由省委办公厅、省政府办公厅牵头主抓该项工作，制发有关电子文件归档管理的专门文件，明确职责和要求，建立办公自动化系统建设登记备案制度，明确档案行政管理部门对办公自动化系统电子文件归档功能开发的指导职责，确保系统建设的科学、规范和有序。同时，明确提出各地各部门要按照标准要求将电子文件归档功能植入办公自动化系统，已经运行使用的系统应限期完成升级改造工作，力争到2017年实现全省电子文件归档与电子档案的全程管理；要按照国家标准开发、建设省直机关办公自动化系统，进一步完善电子文件归档功能，建立实施配套的管理制度，为全省电子政务建设发挥引领和示范作用。