重庆市人力资源和社会保障局重庆市档案局关于印发重庆市社会保险业务档案管理办法的通知

09.08.2016 15:37

本文来源: 档案局

渝人社发〔2016〕132号

重庆市人力资源和社会保障局重庆市档案局
关于印发重庆市社会保险业务档案
管理办法的通知

各区县（自治县）人力资源和社会保障局、档案局，两江新区社会保障局、档案馆，万盛经开区人力资源和社会保障局、档案局：
中华人民共和国国家标准《社会保险业务档案管理规范》（GB〳T31599—2015）（以下简称《管理规范》）于2015年6月发布，2016年1月1日实施。根据《管理规范》的规定，结合我市社保档案工作实际及电子档案管理要求，对2013年5月20日由重庆市人力资源和社会保障局重庆市档案局印发的《重庆市社会保险业务档案管理办法（试行）》（渝人社发〔2013〕135号）作了修订。现将修订后的《重庆市社会保险业务档案管理办法》印发你们，请遵照执行。

重庆市人力资源和社会保障局
重庆市档案局
2016年7月1日

重庆市社会保险业务档案管理办法

第一章总则
第一条为贯彻中华人民共和国国家标准《社会保险业务档案管理规范》（GB/T 31599-2015，以下简称《管理规范》）,进一步加强和规范我市社会保险业务档案管理，维护社会保险业务档案的真实、完整和安全，以“记录一生、保障一生、服务一生”为宗旨，结合我市社保业务档案工作实际，以及规范开展档案数字化工作和电子档案管理工作的需要，制定本办法。
第二条本办法所称社会保险业务档案（以下简称社保业务档案），是指社会保险经办机构（以下简称社保经办机构），在办理社会保险业务过程中，直接形成的具有保存和利用价值的文字材料、电子文件、图表、声像等不同载体的历史记录。
第三条本办法适用于我市各级社保经办机构对社保业务档案的管理。
第二章组织机构和职责
第四条重庆市人力资源和社会保障行政部门负责全市社保业务档案工作的组织领导。
重庆市社会保险局具体负责指导全市社保经办机构做好社保业务档案的管理工作，并接受重庆市档案行政管理部门的监督和指导。
各区县（自治县）人力资源和社会保障行政部门负责本行政区域内社保档案工作的组织领导。
各区县（自治县）社保经办机构是社保业务档案管理的主体，负责对所经办的社保业务档案进行管理，并接受当地档案行政管理部门的监督和指导。
业务下沉到街道、乡镇社保所的，区县社保经办机构应负责对其档案管理进行监督和指导，确保档案的完整与安全。
第五条各级社保经办机构应根据档案工作的要求建立健全社保业务档案收集、整理、立卷、归档、保管、利用、鉴定、销毁、统计、移交、档案工作突发事件和自然灾害应急预案等管理工作制度并认真贯彻实施。
各级社保经办机构应明确分管领导和责任部门，配备相对稳定满足工作需要的专职档案工作人员，经办机构各内设部门应确定1名兼职档案工作人员，负责管理本部门社保业务文件材料。
第三章整理归档
第六条社保业务档案根据《管理规范》，按照“年度—档案类别—案卷类别”进行分类，采取“按件组卷”方法整理（详见附件1）；社保基金收款和支付凭证、账簿、报表材料按照重庆市档案局重庆市财政局印发的《重庆市会计档案整理规则》要求进行整理；社保电子文件按照《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894—2002）规定整理。
第七条社保业务经办人员应及时将办结的社保业务材料进行整理，按同一主体或同一内容自然时段装订成一卷或数卷，按《管理规范》编制档号，按重庆市人力资源和社会保障局业务电子一体化档案管理系统条码规则编制条码，附上案卷封面和卷内文件目录，完成组卷工作。
社保业务经办人员应按接卷号顺序编制好移交清单，定期向本部门兼职档案工作人员移交档案，各业务部门定期移交机关档案室归档。交接时应按照工作流程、业务类型清点数量，查看整理质量，填写交接单（见附件2），对不符合归档要求的要限期整改再行移交签收手续。
第八条归档社保业务材料的基本要求：
（一）应归档的业务材料齐全完整；
（二）内容、字迹、印章和日期清晰，审批手续齐全；
（三）用纸和书写材料符合档案保护要求；
（四）业务材料归档时间正确，即按办结日期为准。
第九条社保业务档案的保管期限分为永久和定期两种，定期分为10年、30年、50年、100年。保管时间自档案形成之日的次年1月1日开始计算。具体划分保管期限按照《管理规范》中《社会保险业务材料归档范围和保管期限》执行（详见附件3）。
第十条社保经办机构应将保管期限30年及以上的业务材料进行数字化处理，社保业务经办部门在移交纸质业务材料时，应同时移交与之相对应的电子业务材料或数字化副本。
第四章保管利用
第十一条各级社保经办机构应建立机关档案室，配备档案专用库房，对社保业务档案实行集中统一保管。档案库房要符合防火、防盗、防水、防潮、防光、防紫外线、防尘、防高温、防有害生物要求，配备防盗门（窗）、档案柜架、温湿度计、除湿机、空调、吸尘器、灭火器等设施设备，配置要求按照《管理规范》中《档案库房设施设备及耗材配置》执行（见附件4），做好档案安全检查记录（见附件5）。
库内档案按照《管理规范》中分类方案层次顺序即：年度—档案类别—案卷类别—档号顺序排列上架。档案柜架从左至右编制列号，同一列中从左至右编制柜号，同一柜中从上到下、从左至右顺序排列档案，并绘制档案存放示意图及档案柜存放索引，方便查找利用。
第十二条各级社保经办机构应根据档案工作需要配备复印机、扫描仪、刻录机、计算机、打印机、条码扫描枪、档案塑封机等现代化办公设备，实现档案管理现代化。
第十三条各级社保经办机构应按照《管理规范》和《全宗卷规范》（DA/T 12-2012）要求建立全宗卷，卷内应有全宗介绍、组织机构沿革、大事记、档案分类排列方案、档案整理说明、归档范围与保管期限表、档案著录规则、单位简称表、档案交接凭证、鉴定报告、销毁清册，档案统计台帐（见附件6）等内容。
第十四条各级社保经办机构依法规范为参保单位和参保个人、行政部门、社会组织、社保业务经办人员提供档案信息查询服务工作。
第十五条查阅档案要严格实行审核和登记制度。查阅需经档案保存单位同意，填写档案查阅登记单（见附件7），做好档案利用效果记载，及时汇编档案利用效果典型实例，定期进行档案利用数据统计及分析。未经档案保存单位同意，任何单位和个人不得复印、借阅档案资料。
第五章鉴定销毁和移交
第十六条各级社保经办机构应由相关负责人、档案管理人员、业务经办人员和人力资源社会保障行政部门有关人员组成鉴定小组，对保管期满档案进行鉴定。鉴定工作结束后应撰写鉴定报告，报分管领导审批，报人力资源社会保障行政部门备案。
第十七条对经过鉴定可以销毁的档案，应编制销毁清册（见附件8）报人力资源社会保障行政部门备案，经社会保险经办机构主要负责人批准后销毁。销毁档案应由两人或两人以上监销，并在档案行政管理部门指定地点销毁。监销人员要在销毁清册上签名并注明销毁方式、时间和地点。销毁清册和鉴定报告放入全宗卷永久保存。
未经鉴定和批准，任何单位和个人不得擅自销毁档案。不得作为废纸变卖。
第十八条科各级社保经办机构应当按照档案管理有关规定，定期向当地国家综合档案馆移交档案，做好移交登记和相关统计工作。
第六章法律责任
第十九条社保经办机构有下列情形之一的，限期改正并对直接负责的主管人员或者其他直接责任人员依法给予行政处分；给参保单位或者个人造成损失的，依法承担赔偿责任：
（一）将公务活动中形成的应当归档的文件材料，利用职务之便据为己有，拒绝交档案机构、档案工作人员归档的；
（二）因工作不负责任或者不遵守档案工作制度，导致档案损毁、丢失的；
（三）擅自销毁档案的；
（四）涂改、伪造档案，擅自从档案中抽取、撤换、添加档案材料的；
（五）擅自提供、抄录、复制档案，泄露用人单位或个人信息的；
（六）未建立档案安全管理规章制度的；
（七）明知所保存的档案面临危险而不采取措施的；
（八）档案安全事故发生后，不及时组织抢救，且隐瞒不报、虚假报告或者不及时报告，并干扰阻挠有关部门调查的；
（九）违反国家档案法律、法规的其他行为。
第七章附则
第二十条本办法由重庆市人力资源和社会保障局负责解释。
第二十一条本办法于2017年1月1日起施行。2013年5月20日由重庆市人力资源和社会保障局重庆市档案局印发的《重庆市社会保险业务档案管理办法（试行）》（渝人社发〔2013〕135号）同时废止。