《重庆市纸质档案数字化实施细则》解读
为规范我市纸质档案数字化工作，促进我市纸质档案数字化工作的科学、规范、安全开展，为下一步全市档案信息资源整合共享打下坚实的基础。根据《纸质档案数字化规范》（DA/T 31-2017），结合我市实际，重庆市档案局（馆）通过调查研究、组织起草、征求意见、修改完善等环节，制定了《重庆市纸质档案数字化实施细则》（以下简称《实施细则》）并将于2018年6月1日起施行。《实施细则》符合重庆市实际，方便操作实施。为便于大家对《实施细则》的全面理解与执行，对《实施细则》解读如下。
一、《实施细则》的出台背景
中共中央办公厅、国务院办公厅印发《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》指出：各档案馆（室）要大力开展传统载体档案数字化工作，及时以数字化档案代替原件提供利用。中共重庆市委办公厅、重庆市人民政府办公厅印发《关于加强和改进新形势下档案工作的实施意见》第六条：加快推进档案信息化建设。把数字档案馆（室）建设列入信息化建设整体规划，从人力、物力、财力上统筹安排，加快推进档案存储数字化和利用网络化，确保档案信息化与全市信息化建设同步发展。纳入档案馆档案接收范围的各单位，要确保到期进馆档案全部数字化，在向档案馆移交档案时实现实体档案和数字档案、电子档案的同步移交。全市各级国家综合档案馆要研究制定科学有效的电子档案、数字档案接收办法或整合方案，加快数字档案馆建设步伐。到2020年，全市各级国家综合档案馆和机关档案室要基本完成馆（室）藏档案数字化，力争建成数字档案馆（室）。2017年12月，国家档案局发布了《纸质档案数字化规范》（DA/T 31-2017）档案行业推荐性标准。
二、《实施细则》的主要精神
自2018年6月1日起，通过《实施细则》指导我市纸质档案数字化工作。属于我市各级国家综合档案馆接收范围的立档单位，档案数字化加工数据没有达到《操作规则》要求的，各级国家综合档案馆不得接收，待数据修改达标后再行移交。各区县档案馆开展本馆档案数字化工作也需遵照本《实施细则》执行。
三、《实施细则》的适用范围和实现目标
（一）《实施细则》的适用范围
适用于重庆市各级国家综合档案馆及其接收范围的机关、团体、企业事业单位和其他组织。
（二）通过《实施细则》实现的目标
一是使市属立档单位有章可循，按《实施细则》及其附件《重庆市纸质档案数字化操作规则》（以下简称《操作规则》）开展档案数字化，使数字化工作科学、安全、规范；二是指导区县档案局（馆）和相关单位组织档案数字化工作；三是通过《实施细则》和《操作规则》，使各单位向市、区（县）国家档案馆移交统一规范的电子数据，便于全市的数据资源整合、共享和利用。
四、《实施细则》的主要内容
《实施细则》包含正文和附件《操作规则》。正文包含五章，共计二十五条。
第一章总则，共六条。规定了制定《实施细则》的目的和依据、纸质档案数字化的基本概念、《实施细则》的适用范围、各级档案行政管理部门以及立档单位在纸质档案数字化工作中应尽的职责和纸质档案数字化的原则性要求。明确了各级档案行政管理部门负责对本行政区域内的纸质档案数字化工作进行监督和指导，并切实履行相关职责。
第二章组织管理，共十条。规定了各单位在开展纸质档案数字化工作时，从组织机构、人员配置、场地布置、硬件设施配备、安全保密和数字化工作各环节的管理要求。其中，第十三条强调了纸质档案数字化成果必须符合《操作规则》的技术要求，否则立档单位在向同级国家综合档案馆移交时，档案馆有权拒绝接收；第十四条“需向全市各级国家综合档案馆移交纸质档案数字化成果的项目，移交单位不能准确确定合格的技术指标时，应商接收档案馆共同确定”。是为了让立档单位能够更好地开展纸质档案数字化工作且数字化成果能够顺利移交至档案馆。
第三章服务外包，共五条。第十七条明确了立档单位在开展纸质档案数字化工作时可采取自主加工或服务外包两种方式。同时对提供外包服务的数字化服务机构的资质进行了详细的要求。第十八条至第二十一条，对采取外包方式进行纸质档案数字化加工的立档单位在数字化工作过程中的管理、安全、移交等方面应做的工作及注意事项进行了要求。
第四章法律责任，共三条。此章的设置源于目前我市部分市级部门、企事业单位、区县（自治县）档案局（馆）档案馆保密意识不强，安全保密认识不到位，管理机制不健全，管理责任落实不到位，对档案数字化服务机构缺乏严格审查和监管，将涉密档案整理、数字化等工作进行外包，完全交由社会服务机构处理，导致涉密和未公开档案信息被社会服务机构非法留存、持有和使用，存在失泄密隐患。
此章明确了三种情况，一是相关单位开展涉密档案数字化加工时，委托没有资质的数字化服务机构印制涉密档案应承担的责任；二是具有涉密资质的档案数字化外包服务机构不按照相关保密要求开展涉密档案数字化加工应承担的责任；三是从事涉密档案数字化加工的人员在档案数字化工作中不按相关保密要求开展工作应承担的责任。
第五章附则，明确了细则具体实施时间。
附件《操作规则》分为十一个部分，参考了国家及我市相关标准规范和文件要求，并结合我市档案工作实际而制订。主要明确了纸质档案数字化工作的基本原则、扫描图像相关技术指标，目录数据建库，数据存储、命名和备份，数据移交，档案实体和数据的安全要求等内容。《操作规则》包括4个附录，分别为《纸质档案数字化流程示例》、《数字化管理登记表示例》、《目录数据交换格式》和《重庆市档案数字化工程项目验收资料》。《纸质档案数字化流程示例》通过流程图的形式明确了纸质档案数字化工作的开展流程；《数字化管理登记表示例》通过系列表格规范了数字化工作中各环节的工作，针对不同类别档案及其重要程度，数字化管理登记表项目可以适当调整；《目录数据交换格式》注明了目录数据库的著录字段及各字段的相关要求；《重庆市档案数字化工程项目验收资料》则是纸质档案数字化项目竣工后，组织验收时的参考资料。
五、《实施办法》执行中应注意的问题
（一）数字化对象的确定
《实施办法》通过第七条“各单位应在充分调研的基础上，根据纸质档案的珍贵程度、开放程度、利用率、亟待抢救程度、数字化资金情况等因素制定科学合理的工作方案”对数字化对象的确定原则进行了规定，同时通过《操作规则》对同一案卷中哪些档案应该扫描，哪些档案不需要扫描也做了相应规定，即 “应将确定为数字化对象的纸质档案按卷（件）全部扫描，不能进行挑扫。卷皮、目录页、无关的、重份的材料可不纳入扫描页面范围。正式文本、发文笺、定稿以及收文笺和收文作为一个整体，一并扫描”。
（二）数字化工作的开展
《操作规则》规定了数字化工作的基本环节，在此，我们对其中几个容易出错的环节进行重点讲解。
1、数字化前处理
数字化前处理环节，是数字化工作中最基础的一环。《操作规则》里对此环节的工作进行了阐述，此处就不再一一复述。重点要注意以下两点：一是纸质档案的整理质量必须符合国家和我市相关规范标准，不符合的，应予整改完善，检查合格后方可数字化；二是扫描前，应对档案页号进行清点，页号不正确的要重新编制页号。
2、目录数据库建立
《操作规则》的附录C《目录数据交换格式》对档案目录的著录项、字段长度和内容要求等方面作了详尽规定。在实际操作中，应特别注意以下三点：一是著录中涉及的各种符号均为半角符号；二是“密级”、“开放标志”为必录字段。其中案卷级的“密级”字段以此卷档案的最高级别标注，文件级的据实标注；三是目录数据库的选择应考虑可转换为通用数据格式，以便于数据交换，目录数据文件格式应为XML、MDB 或ACCDB。
3、档案扫描
扫描的色彩和分辨率是档案扫描最基础的两项技术指标，关系着扫描成果的应用与管理。
《操作规则》里规定扫描的色彩模式为“24位真彩色模式，若彩色扫描效果不佳，影响阅读，可采用灰度、黑白扫描。”原则上，我们建议同一个单位，甚至同一个地区，扫描的色彩模式应规范和统一。
在扫描的分辨率的选择上，我们规定为“不小于300dpi，以图像清晰度为原则，可提高分辨率。”分辨率的提高，主要是从提高扫描数据质量、满足利用需要角度考虑的。档案扫描后的图像数据，除了用于网上浏览之外，还有打印还原、编辑印刷出版、展览陈列等需要。
4、原文图像数据的存储和命名
数字图像的管理是纸质档案数字化工作中的重要一环。由于数字图像在存储和网络应用中的环境条件不尽相同，为了最大限度地保持扫描图像的真实与原始性，同时又不影响网络应用，因此，《操作规则》里要求“纸质档案数字图像保存格式统一为JPEG或TIFF通用格式，JPEG压缩品质采用“中”级。同时将图像转换为一套PDF格式，条件允许的可以采用双层PDF格式”。
《操作规则》里还规定了“数字图像在存储时按档号分级建案卷级文件夹、文件级文件夹。”通过档号的一致性和唯一性，建立起一一对应的关联关系，为实现目录数据库和原文图像数据库的批量挂接提供条件。
5、数字化成果的验收
质量是数据的生命，把好纸质档案数字化成果的质量关，是数字化工作中一个非常重要的环节。
《操作规则》首先明确了：各单位应成立专门的验收组对档案数字化成果进行验收。验收可采取阶段性验收与终验相结合的方式进行，侧重阶段性验收，以便及时发现并整改存在的问题。数字化成果需向国家综合馆移交的项目，项目完工后，接收单位须配合移交单位对数字化成果进行验收，确保数据质量达标，便于后续数据移交。
其次，《操作规则》里对数字化成果验收的方法、验收内容和验收指标也做了说明，具体为：
（1）、验收方法：采用计算机自动检验与人工检验相结合的方式对纸质档案数字化成果进行验收检验。
（2）、验收内容：档案目录数据、数字图像、数据挂接、数字化工作中产生的工作文件和存储载体等。
（3）、验收指标：能够采用计算机自动检验的项目应采用计算机自动检验的方式进行100%检验，检验合格率应为100%。对于无法用计算机自动检验的项目，可根据情况以件或卷为单位采用抽检的方式进行人工检验。抽检比率不得低于5%，对于数据库条目与数字图像内容对应的准确性，抽检合格率应为100%，其他内容的抽检合格率应不低于95%。
6、数字化成果的备份
《操作规则》中规定：经验收合格的完整数据应及时进行备份，完整数据包括原始数据及相关说明性文件，且涉密数据与非涉密数据应分开备份，单独存储。为保证数据安全，备份载体的选择应多样化，采用硬盘及其他载体同时备份，可采用在线、离线相结合的方式实现多套备份，同一套数据原则上应制作三套备份数据，一套封存，一套异地保存，一套提供利用。备份数据也应进行检验，检验内容主要包括备份数据准确性、完整性、安全性检验，能否打开、数据信息是否完整、文件数量是否准确等。
（三）数字化成果的移交
《操作规则》中规定：验收合格的数据应按照纸质档案数字化工作方案及时移交，并履行交接手续。此处说的移交是指数字化成果由数字化加工单位移交给业主单位，有别于立档单位向档案馆移交，但此处的移交是立档单位向档案馆移交的基础。相关交接记录单可参见《操作规则》的附录B《数字化管理登记表示例》。移交档案数字化原文数据时，目录数据库也应一并移交。移交的原文数据格式为JPEG或TIFF，同时转换一套PDF格式。扫描过程中形成的所有记录表单应扫描归档并移交原单位。
由于数字化成果是需要长期使用的，所以，技术指标的把握也是一件事关长远的大事，一旦选择不慎，会造成大量的人力物力和时间的浪费，给国家和立档单位造成巨大的损失。这也是设置《实施办法》第十四条“需向全市各级国家综合档案馆移交纸质档案数字化成果的项目，移交单位不能准确确定合格的技术指标时，应商接收档案馆共同确定”的根本原因。