《重庆市机关档案工作业务建设规范》解读
04.08.2015 18:04
本文来源: 档案局
长期以来，我市一直是以目标考核推动机关档案工作。2014年1月，按照市委办公厅 、市政府办公厅《关于切实精简优化考核项目加强考核工作管理的通知》（渝委办〔2014〕1号）规定，取消了机关档案工作目标管理考核工作，原有的机关档案工作目标管理考核标准停止执行，亟需用新方法、新措施来推动机关档案工作。为有利于机关档案工作持续发展，2015年5月14日，市档案局印发了《重庆市机关档案工作业务建设规范》（渝档发〔2015〕10号，以下简称《规范》），这是我市机关档案工作的业务指南，是贯彻市委办公厅、市政府办公厅《关于加强和改进新形势下档案工作的实施意见》（渝委办发〔2014〕31号）的重要举措。
二、《规范》部分条文释解
《重庆市机关档案工作业务建设规范》由引言、机关档案工作的基本任务、机关档案的收集整理、机关档案的保管保护、机关档案的开发利用、机关档案信息化建设、机关档案工作的条件保障和附则构成。
1.2 本条指明了本规范的适用范围是：重庆市各级党政机关、人民团体和其他组织（以下统称“机关”）。按照业务指导范围和职责划分，重庆市国税局、人民银行重庆营管部、重庆保监局、重庆银监局、重庆证监局、重庆海关、重庆海事局、重庆煤监局、重庆通信管理局、重庆出入境检验检疫局、重庆烟草专卖局、重庆地震局、财政部重庆专员办、审计署重庆特派办、国家统计局重庆调查总队等部分中央在渝单位参照执行。除大、中专院校和医院以外的事业单位亦参照执行。
3.1.1 本条依据《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》（国家档案局令第8号），要求各单位编制机关文件材料归档范围和文书档案保管期限表，机关形成的人事、基建、会计及其他专门文件材料的归档范围和保管期限，按国家有关规定执行。归档范围和保管期限表应适时修订。
3.1.2 文件材料收集齐全完整是指：一是机关档案门类齐全。机关有文书档案、会计档案、音像档案（照片、录音、录像）、实物档案、科技档案（包括基建档案、设备档案、科研档案等）、有的机关还有业务档案等，各种门类的档案均应收集齐全。二是归档文件材料全部归档。一项工作、一次会议、一次活动形成的应归档文件材料全部归档；一份文件材料的正本、定稿及发文拟稿笺，重要文件的历次修改稿全部归档；收文与收文处理单、转发文与被转发文、正文与附件等全部归档；一份文件材料每张每页全部归档；一份文件材料内每页不能残缺。照片、光盘、录音带、录像带、实物档案应当同时收集说明材料。
机关各门类档案应当按照有关要求及时归档，原则上，每年6月底以前应完成上一年度各门类档案的归档工作。
3.1.3 本条要求各种门类和载体文件材料制成质量，包括字迹材料的质量应符合归档质量要求。具体内容有：档案用纸、存储载体本身的质量和性能要符合国家有关规范要求。档案用纸符合《文件用纸耐久性测试法》（DA/T 11-94）要求,光盘要符合《电子文件归档光盘技术要求和应用规范 》（DA/T 38-2008）要求。整理归档文件所使用书写和装订材料、光盘等应到有质量保证的专业公司或单位购买。
书写材料应使用碳素墨水、蓝黑墨水、墨笔、黑复写纸等耐久性字迹材料。文件打印、复印字迹材料也应符合永久保存要求。
装订材料应当有利于档案保管。永久和30年以上保管期限的档案装订应采用不锈钢订书钉或线装订，不得使用容易脆变的塑钉（管）、容易锈蚀的金属物（普通订书钉、大头针、曲别针）装订。
3.1.4 本条要求在收集档案时，应同时收存具有参考利用价值的相关资料，是指收存有助于了解本单位历史、主要业务工作、档案内容的各种资料（如有关年鉴、部门志、组织机构沿革、全宗介绍、有关专题文件汇编、参考资料等）。
3.2.1 本条要求机关文书档案、会计档案、音像档案（照片、录音、录像）、科技档案（包括基建档案）、实物档案、业务档案等各种门类和载体的档案均应分别制定分类方案（整理说明）。方案一经确定，应当保持相对稳定。
3.2.2 档案门类区分清楚是指立档单位形成的各种档案应当按照来源、时间、内容和形式的异同分成不同类别。机关档案一般可以按照内容划分为文书档案、会计档案、音像档案、科技档案（包括基建档案、设备档案、科研档案等）、业务档案及实物档案等，各门类档案应当分门类整理。
组卷科学合理是指将已经办理完毕的，具有保存价值的文件，按照特定的组卷（件）方法 组成案卷（件），在组卷过程中，要做到遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，同一问题、来源、用途的，有密切联系的文件不应人为分开；要区别不同价值，原则上保管期限不同的文件不应组合成一个案卷（件）；要便于保管和利用，各卷（件）之间界限清楚，厚薄要适当，便于管理，便于检索和提供利用。
档案目录编制规范是指：档案目录项目齐全、格式符合有关规范文件要求，各项目填写规范，打印有纸质目录并加封面装订成册。
档号编制符合要求是指：归档文件材料均应在档案实体及装具上标示档号，档号与档案要一一对应，一档一号，档号格式、填写内容及位置均应符合有关规范文件要求。档号是存取档案的标记，并具有统计监督作用。全宗单位内编制档号应当遵循唯一性原则，指代单一；遵循合理性原则，与整理分类体系相适应；遵循稳定性原则，一经确定，一般不随意改变；遵循扩充性原则，要留有适当的可递增容量；遵循简单性原则，力求简短明了。
档案保管期限划分准确就是在分类整理过程中严格执行各门类和载体档案保管期限表，区分不同价值划分保管期限。
档案密级及使用划控准确的主要要求是：保密档案密级的变更、解密，应当按照《中华人民共和国保守国家秘密法》和有关行政法规和规定办理，档案划分控制使用范围时要参照《各级国家档案馆馆藏档案解密和划分控制使用范围的暂行规定》，不得随意扩大和缩小档案使用范围。
装订整齐美观的具体要求是：装订档案应当拆除文件上的原有金属物，文件边不够宽应当接边，破损的应裱糊后装订，装订的文件材料应当取齐，左边装订的应当左边和下边整齐，上边装订的应当上边和右边整齐，使用不锈钢订书钉或线装订，装订位置要规范统一。
3.2.3机关根据《档案著录规则》（DA/T18-1999）和《重庆市档案录入规则》，编制《计算机录入规则》;编制《机关名称简称表》，要求机关名称齐全，涵盖本机关档案来源涉及所有机关（单位），机关名称使用全称或规范简称。
3.2.9机关档案室保存的牌匾、奖杯、锦旗、印章和同时是档案的文物纳入实物档案管理，整理时按照实物档案说明材料制作实物档案说明标签，其内容包括档号、实物名称、事由、责任者（颁发机关）、时间（获取时间）等信息，将该标签粘贴在实物背面或底座，同类实物档案粘贴位置统一。
实物档案整理按照年度－载体形式－时间（获取时间）分类排列，按照“全宗号-SW（实物档案代码）-件号”格式编制档号，件号是指按照实物档案分类排列顺序跨年度编制的流水号。
实物档案应当逐件编制目录，目录项目一般包括件号、题名、载体形式、责任者、时间、参见号、备注等项目 ，目录应加封面（封面一般包括目录名称、全宗名称、全宗号、年度、起止件号），装订成册。
4.1.1 机关档案库房、档案查阅室、档案人员办公室原则上分开设置。档案库房可一间或多间，档案库房应集中布置自成一区。档案查阅室面积应当满足工作需要。
新成立的单位和单位新建办公用房，应将档案用房列入基建计划，参照《档案馆建筑设计规范》（JGJ25-2010）改造或新建。
4.1.2 鉴于机关办公用房屋顶渗漏、隔热和底层潮湿处理难度较大，原则上应选择顶楼和底层以外的其他楼层设置或改造档案库房；市级机关档案库房面积应满足本机关20年档案存放需要，区县及其以下机关应满足本机关10年档案存放需要；采用密集架存放档案，档案库房楼面均布活荷载标准值在12KN/ ㎡以上，采用铁皮柜等档案柜架存放档案，档案库房楼面均布活荷载在5KN/㎡以上。
4.1.4为减少外界气候条件对库内档案安全的影响，在档案库房入口处设置过渡间（缓冲间），过渡间面积视档案库房面积酌定。档案库每开间的窗洞面积与外墙面积比不应大于1：10，档案库不得采用跨层或跨间的通长窗。
档案库的电源开关应设于库房外，并应设防漏电、过载的安全保护装置。空调等大功率设备应当单独设置配电线路。
档案库房灯具形式及安装位置应与档案装具布置相协调，使用紫外线含量不超过75μw/lm的清洁环保光源，照度标准满足需要。
4.1.5档案库房监控设备应能监控出入库房情况；灭火装置应采用适宜档案保管保护的气体灭火器，数量充足，定期检查和更换；每个档案库房的空调、除湿机应能够独立控制，功率满足需要。
4.1.7档案柜架安装与窗户垂直，不同规格的档案柜架分别集中安放，库房内档案柜架自入口起从左至右编制列号，每列内从左至右编制架（柜）号，每架（柜）内从上至下编制栏号。
4.1.8机关形成的文书、会计、音像、业务、实物等各种门类和载体的档案均由机关档案室集中统一保管（档案实体未集中统管应将档案目录信息集中统管），任何单位和个人不得拒为己有或拒绝归档。
机关档案室档案应当分门类排列上架，每种门类档案按其分类方案（或整理说明）排列。音像、实物档案可按载体形式分开存放。
档案柜架应制作指引标识，反映该列、柜存放档案名称、保管期限、年度、起止档号、存放位置等情况，要求内容准确、格式统一、醒目，便于存取。
机关档案和资料排列定位后，应当编制档案资料存放示意图，存放示意图应张贴在档案库房内入口醒目位置。
4.1.9 库房温湿度测记每天2次，根据温湿度变化情况及时开启有关设备，把温度调节到14℃-24℃、相对湿度控制在45%-60%。
4.1.10 建立档案收进移出和出入库登记簿，坚持及时登记。坚持档案安全检查制度， 明确检查周期、检查范围、检查方法和具体要求，做好安全检查记录，经机关分管档案工作的领导或办公室负责人审核签字存档。
4.1.11 对破损的文件材料通过裱糊、修复、接边、复制等方式进行修整；对用纯蓝墨水、红墨水、复写纸、圆珠笔、印台油、铅笔、热敏纸（传真纸）形成的字迹模糊容易褪变的文件材料进行恢复和复制。
4.2.1 成立由分管领导，办公室、有关部门负责人和档案人员组成的机关档案鉴定销毁工作小组，对保管期满的档案及时进行鉴定，形成鉴定报告，编制销毁清册，报机关主要领导审批同意后，由2人以上人员执行监销，监销人须在销毁清册上签字。档案销毁清册永久保存。
4.2.2按照《各级国家档案馆馆藏档案解密和划分控制使用范围的暂行规定》和《中华人民共和国保守国家秘密法》精神，由机关档案室在移交档案之前完成涉密档案清理和密级到期文件解密工作。
4.3.1档案工作统计台账包括档案工作人员、经费、设施设备、档案接收、室藏档案数量与结构、检索工具、档案信息化、档案利用等情况；机关档案室每年按要求填报有关档案统计报表，做到数据准确、账实相符。
4.3.2 机关按规定向同级国家综合档案馆移交相关资料,指机关在移交档案时，同时移交检索工具、全宗卷和其他有助于了解机关历史和档案内容的资料。
5.1.1机关档案室保存的文书、会计、科技、基建、业务、音像、实物等不同门类和载体档案分别编制相应的案卷级或文件级纸质目录；保存的图书、报刊杂志、内部材料等资料也应编制纸质目录。
5.1.2 全宗卷是机关档案室必备的辅助性检索工具，由全宗指南和大事记、档案收集、档案整理、档案鉴定、档案保管、档案统计、档案利用、档案新技术应用、综合全宗卷等9类文件材料组成。全宗卷一式两套，一套由机关档案室保存，一套随档案移交国家综合档案馆。
5.1.3 编印基础数据汇编、发文汇集、专题概要是机关档案室编研工作的基本要求。基础数据汇编是以数量特征形式反映一个单位基本情况的档案参考资料。发文汇集是将每一年度的发文集中在一起,按发文顺序号排列汇集成册(卷)的文件汇编。专题概要是简要记述某一方面工作、生产、特定的社会事物或自然现象产生、发展、变化情况的一种档案参考资料。
5.3.1 设置单独档案查阅室，配备足够的电脑、桌椅等服务设施，满足利用工作需要；安装监控设施，实现查阅场所全履盖，防止发生档案违法违纪行为，确保利用中档案的绝对安全。
5.3.2 熟悉档案和检索工具，提供档案准确快捷，每次提供档案一般不超过 5分钟。
5.3.4 建立档案查（借）阅登记簿、档案利用效果登记簿，编印档案利用效果典型事例汇编。
6.1.1配备的档案信息化设施设备应能满足未来十年的工作发展需要。在网络布线、设备性能的选择中应满足各类数据的传输利用要求，有条件的机关可以接入专线（光纤）。
6.1.2档案管理流程应纳入机关信息系统的整体功能规划设计之中，改善文档分治的管理现状，加快文档一体化的建设步伐。可参照《电子文件管理系统通用功能要求》（GB/T 29194-2012），充分兼顾当前工作需要和未来发展趋势，做好系统的需求设计和开发工作，达到功能齐全、简单易用。
6.2.1 以需求为导向、以必要为原则，做好规划，把需要永久保管或利用率高的档案优先数字化，分阶段、分层次、有步骤地推进各类传统载体档案数字化。
6.2.2加强对档案数字化全过程的质量监督和指导,确保档案数字化副本的完整和规范，建设可靠的档案信息资源。参照《纸质档案数字化技术规范》（DA/T31-2005）中数据验收要求，其他门类的档案数字化也应通过数据抽检、验收合格。
6.2.3 按照制定的电子文件归档范围和保管期限表，积极开展电子文件收集归档。电子公文版面格式应符合《党政机关公文处理工作条例》和《版式电子文件长期保存格式需求》（DA/T47-2009)要求，同一事由往来电子公文齐全完整，包括正本（红头、电子印章齐全）、定稿、公文处理单、集中记录修改过程的彩色留痕稿以及有必要保存的重要修改稿等。
6.2.4 对接是指通过接口程序实现不同信息资源库的转换。捕获的除了电子文件本身，还包括电子文件形成、处理、管理等信息的原始记录。
6.3.1 建立健全档案全程管理、数据检测校验、系统备份、查询利用、灾难恢复以及应急预案等档案信息安全制度，定期检查形成记录，确保电子文件长期保存和有效利用。
6.3.2局域网、政务网、因特网三网要实现物理隔离，科学设置网络管理权限，为用户设定适当的角色和权限。加强对涉密信息系统、涉密计算机和涉密载体的安全保密管理。不得在非涉密计算机中存储和处理涉密信息，严防文件在传输过程中失泄密。要对上网文件进行严格审查，严防把涉密文件传输到非涉密网络上。
6.3.3定期更新系统或打补丁，定期查杀病毒，选择配备实用安全工具，定期检查安全。选派人员参加档案信息安全新技术培训，逐步提高信息化管理能力。有条件的机关可参照信息系统安全等级保护的有关要求建立安全保障体系。
6.3.4 开展档案数字化外包工作的机关，应严格审查数字化服务机构的资质，确保数字化加工场所的安全，做好档案实体和数字化成果的安全管理。数字化加工场所设在机关内部，不得将档案运送到本机关外进行数字化加工。
6.3.5 确定系统何时以何种方式备份到何种存储介质，保存于何地，以及信息受损后如何恢复。机关重要档案应实现异质异地备份。系统日志记录了系统中硬件、软件和系统问题的信息，可以用于系统审计、监测追踪和分析统计，是进行系统管理的重要辅助手段。
7.1.1 机关应明确分管领导和责任部门，建立由分管领导、办公室(综合部门)负责人、档案管理人员、其他内设机构兼职档案人员组成的档案工作管理网络。
7.1.3 利用办公会、职工会学习档案法律法规，增强干部职工档案意识；对档案工作中的违法违纪行为，按照《档案管理违法违纪行为处分规定》（监察部、人社部、国家档案局30号令）查处。
7.1.4 采取文件、会议、培训、检查等方式，加强对直属单位和本系统档案工作的监督和指导。
7.2.1 挂牌设置机关档案室，由机关办公室管理；有条件的要积极争取成立机关档案机构。
7.2.2 档案工作任务较重的机关应配备一定数量的专职档案人员；任务较轻的机关可配备兼职档案人员，兼职应以档案工作为主，不宜兼职太多。
7.4 机关应制定并实施下列档案工作制度：
归档制度，内容包括归档范围、归档时间和归档要求；
档案保管制度，内容包括档案的安全保护和库房设备管理措施；
档案保密制度，内容包括档案的保密措施和对档案人员的保密要求；
档案鉴定制度，内容包括鉴定工作机构、鉴定档案程序、销毁档案时间、销毁档案要求等；
档案利用制度，内容包括利用范围、批准方式、要求、批准手续；
档案人员岗位责任制，内容包括档案人员的职责、权限、任务、考核和奖惩措施。
档案安全应急处置预案，内容包括组织领导、预案目标、灾害种类、抢救重点、应急准备、应急行动、值班责任、善后工作、奖惩措施等。
上述制度作为机关行政管理规章制度的重要内容，应以公文形式印发机关各部门贯彻执行，纳入工作职责考核范围。
本文来源: 档案局
04.08.2015 18:04
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