重庆市档案局关于印发《重庆市机关档案工作业务建设规范》的通知

重庆市档案局文件

渝档发〔2015〕10号

重庆市档案局关于印发
《重庆市机关档案工作业务建设规范》
的通知

各区县（自治县）档案局，市级各部门、有关单位：
      《重庆市机关档案工作业务建设规范》已经2015年5月11日局（馆）长办公会审议通过，现印发给你们，请认真贯彻执行。

重庆市档案局
2015年5月14日

重庆市机关档案工作业务建设规范

1  引言
1.1  为了加强机关档案工作的业务建设，不断提高机关档案工作管理水平，更好地为机关工作服务，根据《中华人民共和国档案法》和中央办公厅 、国务院办公厅印发的《机关档案工作条例》以及市委办公厅、市政府办公厅印发的《关于加强和改进新形势下档案工作的实施意见》（渝委办发〔2014〕31号）精神，结合我市机关档案工作实际，制订本规范。
1.2  本规范适用于重庆市各级党政机关、人民团体和其他组织（以下统称“机关”）。部分中央在渝单位和事业单位（不含大、中专院校和医院）参照执行。
2  机关档案工作的基本任务
2.1  对机关各部门形成的各种文件材料的收集、整理和归档工作进行监督和指导。
2.2  集中统一保管机关各种门类和载体档案，确保档案安全，积极提供利用，为机关工作服务。
2.3  对直属单位和本系统的档案工作进行监督和指导。
2.4  按规定向同级国家综合档案馆移交档案。
2.5  开展档案信息化、档案编研、档案业务交流、档案人员培训等工作。
2.6  办理领导交办的其他有关档案工作任务。
3  机关档案的收集整理
3.1  收集
3.1.1  编制各种门类和载体文件材料归档范围和档案保管期限表。
3.1.2  各种门类和载体文件材料收集齐全完整、归档及时。
3.1.3  各种门类和载体文件材料制成质量、字迹材料符合归档质量要求。
3.1.4  同时收存具有参考利用价值的相关资料。
3.2  整理
3.2.1  制订各种门类和载体档案的分类方案。
3.2.2  档案门类区分清楚，组卷科学合理，档案目录编制规范，档号编制符合要求，档案保管期限划分准确，档案密级及使用划控准确，装订整齐美观。
3.2.3  制订《计算机录入规则》和《机关名称简称表》。
3.2.4  文书档案整理符合《重庆市机关归档文件整理实施细则》（渝档发〔2009〕34号）要求。
3.2.5  会计档案整理符合《重庆市档案局重庆市财政局关于进一步规范会计档案整理工作的通知》（渝档发〔2010〕26号）要求。
3.2.6  科技档案整理符合《科学技术档案案卷构成的一般要求》(GB/T 11822-2008)的规定。
3.2.7  业务档案整理符合上级主管部门或我市相关要求。
3.2.8  照片及其他音像档案整理符合《重庆市音像档案收集整理的一般要求》。
3.2.9  实物档案整理应区分载体，编制档号，制作目录。
4  机关档案的保管保护
4.1  保管
4.1.1  根据保存档案资料的数量，参照《档案馆建筑设计规范》（JGJ25-2010），设置必需的档案专用库房、档案查阅室和档案人员办公室，有条件的还应设置档案整理室、计算机室等档案功能用房。
单位新建办公用房时，应把档案用房列入基建计划。
4.1.2  档案库房位置选择得当(不宜设在顶楼或底楼)，面积充足，楼面均布活荷载标准值不应小于5KN/m2，采用密集架时不应小于12KN/m2。
4.1.3  档案库房墙体坚固，符合《公共建筑节能设计标准》。
4.1.4  档案库房设有过渡间，窗户设置符合要求，库房用电线路铺设规范、照明符合要求。
4.1.5  档案库房安装防盗门、防盗窗和监控设备，配备温湿度计、灭火装置、空调、除湿机、吸尘器等设施设备，满足档案安全保管要求。
4.1.6  档案柜架质量符合要求；市级机关有能容纳本机关20年档案的档案柜架，区县级机关和乡镇（街道）有能容纳本单位10年档案的档案柜架。
4.1.7  档案柜架排放有序，编号符合要求；档案装具（档案盒、卷、夹）符合规范、标准要求。
4.1.8  各种门类和载体档案集中统一保管，排列符合要求，柜架指引标识准确醒目，编制档案资料存放示意图。
4.1.9  坚持温湿度测记，档案库房内温度控制在14℃-24℃、相对湿度控制在45%-60%。
4.1.10  坚持档案收进移出和出入库登记。定期开展档案库房安全检查，形成检查记录。
4.1.11  对破损、褪变档案及时修复或复制。
4.2  鉴定销毁和涉密文件清理
4.2.1  成立档案鉴定销毁工作组织，对保管期满的档案及时鉴定，形成鉴定报告，编制销毁清册，严格销毁审批程序，销毁手续齐全。
4.2.2  成立涉密文件清理审核工作组织，对密级到期的文件及时解密。
4.3  统计和移交
4.3.1  建立档案工作统计台账，账实相符，按要求报送档案工作统计报表。
4.3.2  按规定向同级国家综合档案馆移交档案和相关资料，并同时移交与纸质载体档案相对应的档案数字化副本、电子档案及其元数据。
5  机关档案的开发利用
5.1  检索和编研
5.1.1  编制有各种门类和载体档案、资料纸质目录。
5.1.2  按照《全宗卷规范》(DA/T12-2012)要求建立全宗卷，全宗卷设立双套制。
5.1.3  编印对本机关工作有实用价值的基础数据汇编、发文汇集、专题概要等参考资料。
5.1.4  参加档案工作交流和档案学术研讨。
5.2  展览
有条件的机关，应设置陈列室或展厅，利用室藏档案资源举办档案展览。
5.3  利用
5.3.1  档案查阅场所电脑、桌椅充足，配备监控设施，满足利用工作需要，保证利用中档案的绝对安全。
5.3.2  档案人员熟悉室藏档案资料和档案管理软件，调阅准确快捷。
5.3.3  简化手续，方便利用，提供利用档案免费服务。
5.3.4  坚持档案查（借）阅和档案利用效果登记，收集汇编档案利用效果典型实例。
6  机关档案信息化建设
6.1  基础建设
6.1.1  配备必要的服务器、存储、备份以及相关辅助设备。加强网络建设，网络性能应满足图像和音视频等各类数据的传输利用要求。
6.1.2  配备必要的系统软件和应用软件。配备档案管理系统，系统具有档案接收、管理、保存、利用和系统管理等基本功能。
6.2  数字资源建设
6.2.1  做好纸质、照片、录音、录像、缩微胶片等传统载体档案的规范数字化转换，保证数字档案资源齐全完整、安全可用。
6.2.2  纸质档案数字化质量符合《纸质档案数字化技术规范》（DA/T31-2005）和我市的相关技术要求。建成室藏全部档案资料的文件级目录数据库，目录录入规范、便于检索，符合《档案著录规则》（DA/T18-1999)。
6.2.3  制订各种门类电子文件归档范围和保管期限表，按照《电子文件归档与管理规范》要求，开展电子文件归档。
6.2.4  机关办公自动化等业务系统要与档案管理系统对接，基本元数据采集齐全完整，元数据设置、捕获应参照《文书类电子文件元数据方案》（DA/T46-2009) 执行。
6.3  信息安全
6.3.1  建立健全信息安全管理制度，包括系统运维、数字档案资源备份、灾难恢复应急处置机制等。
6.3.2  局域网、政务网、因特网三网隔离，合理设置用户权限。
6.3.3  配备信息安全部门认可的正版杀毒软件等必要的安全硬软件设施，有选择配备防火墙、用户认证、数字签名等安全管理工具，满足工作需要。
6.3.4  开展档案数字化外包工作的机关，要严格按照《档案数字化外包安全管理规范》要求，做好安全管理。
6.3.5  制定数字档案资源备份策略，实施定期备份，备份后数据能够及时恢复，并且做好日志文件管理。
7  机关档案工作的条件保障
7.1  组织领导
7.1.1  明确分管领导，建立档案工作管理网络。
7.1.2  档案工作列入领导议事日程，做到与本机关业务工作同部署、同检查、同考核。
7.1.3  宣传贯彻档案法律法规，严格执行《档案管理违法违纪行为处分规定》。
7.1.4  履行对直属单位和本系统档案工作的监督指导职责。
7.2  机构人员
7.2.1  设立档案工作机构。
7.2.2  配备适应工作需要的档案人员。
7.3  经费
将档案工作经费纳入机关年度支出计划，统筹安排，满足档案工作需要。
7.4  制度建设
建立机关文件归档、档案保管、档案保密、档案鉴定销毁、档案统计、档案利用、档案人员岗位责任制和档案安全应急处置预案等档案工作制度，认真实施。
8  附则
8.1本规范引用的标准和文件，国家和市有新制定（修订）的，按新制定（修订）的标准和文件执行。
8.2  本规范自2015年7月1日起实施。

重庆市档案局办公室                                        2015年5月14日印发