银川市档案局重点抓好三环节确保进馆档案质优

      为进一步做好市直机关各单位到期档案进馆工作，银川市档案局依照国家档案管理各项规范，采取多种形式加强到期档案监督检查，确保了大批进馆档案的质量。

      年初，市档案局先后下发了《关于做好到期档案接收进馆工作的补充通知》和《银川市档案馆接收档案管理办法》等文件，进一步明确了移交到期档案年度范围和档案质量要求。同时，成立了由保管科、指导科和技术科有关人员组成的接收小组，采取上门帮教、电话督促、个别观摩等方式，扎实抓好进馆档案三个环节，确保大批量进馆档案标准规范、齐全完整。一是抓好档案基础整理检查指导环节，重点做好“五看五防止”：一看室编案卷号与馆藏号是否接续，防止出现漏号重号现象；二看室编目录号与馆藏前后是否一致，防止出现目录号使用不规范现象；三看按问题方式组卷卷内文件是否统一，防止出现跨问题组卷现象；四看保管期限划分是否符合规定，防止出现不按国家档案局8号令执行的现象；五看按件归档文件排列是否符合规范要求，防止出现事由不清乱放现象。对检查出来的问题，要求立档单位立即改正。二是抓好档案进馆前验收环节，重点做好“四查四纠”：一查案卷目录、全引目录、归档文件目录、专题目录等检索工具与文书档案要素内容是否一致，纠正编目中出现的责任者不准、标题不全、文号混淆等现象；二查全宗卷内容编研是否规范，纠正全宗介绍、组织沿革、大事记等文件材料中涉及到的数字、时间、职责、人物、机构等具体内容不准确，表述不够清晰完整现象；三查文书档案录入项目与文书档案机读目录内容是否一致，纠正著录中出现的错误项目；四查归档电子文件刻录光盘内容是否充实，纠正不按保管期限和跨年度刻录的现象。对验收中出现的问题，要求立档单位限期改正。三是抓好档案进馆的接收环节，及时做好“三接收”：对入馆档案数量准确、目录内容与文书档案一致，接收档案入库上架；对编研材料真实完整，接收装入全宗卷盒内保管利用；对归档电子文件和档案机读目录光盘数据清楚、载体完好，符合技术要求规范，接收放入载体专柜保管，做到纸质档案与档案机读目录同时入馆。而对不符合接收档案管理要求的档案资料，退回重新整理。档案材料按要求移交进馆后，档案移交凭证所添项目准确全面，核对无误，档案馆严格办理交接手续，并向立档单位开具档案入馆《合格证》书。截止10月31日，市档案馆顺利接收了市土地储备局、西夏陵区管理处、市人社局、市质监局等39个立档单位的档案资料，共计案卷级档案7212卷和文件级48671件。