重庆市档案局关于印发《重庆市归档文件整理规则》的通知

重庆市档案局文件

渝档发[2016]7号

重庆市档案局关于印发
《重庆市归档文件整理规则》的通知

各区县（自治县）档案局、万盛经开区档案局，市级各部门、各企业、事业单位，有关单位：
      《重庆市归档文件整理规则》已经2016年4月28日第74次局（馆）长办公会审议通过，现印发给你们，请认真贯彻执行。

重庆市档案局
2016年5月26日

重庆市归档文件整理规则

      第一章    总则
      第一条  为规范我市归档文件整理，便于保管和利用，充分发挥档案为重庆经济社会发展服务的作用，制定本规则。
      第二条  本规则适用于重庆市各级机关、团体、企业事业单位和其他社会组织，以及经其上级确定、列入地方国家综合档案馆接收范围的单位对应作为文书档案保存的归档文件的整理。
      其他门类档案可以参照执行。
      其他有特殊规定的，从其规定。
      第三条  本规则中“归档文件”是指立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的文件材料，包括纸质和电子文件材料。
      本规则中“归档文件整理”是指将归档文件以件为单位进行组件、分类、排列、编号、编目等（纸质归档文件还包括修整、装订、编页、装盒、排架；电子文件还包括格式转换、元数据收集、归档数据包组织、存储等），使之有序化的过程。
      本规则中“件”是指归档文件的整理单位。
      本规则中“档号”是指在归档文件整理过程中赋予其的一组字符代码，以体现归档文件的类别和排列顺序。
      第四条  归档文件整理的原则是：遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系；区分不同价值，便于保管和利用；符合文档一体化管理要求，便于计算机管理或计算机辅助管理；保证纸质文件和电子文件整理协调统一。
      第二章  纸质归档文件整理
      第五条  纸质归档文件的整理包括组件（件的组织）、修整、装订、编页、分类、排列、编号、编目、装盒和排架等程序。
      第六条  归档文件组件包括件的确定和件内文件排序。
      归档文件一般以每份文件为一件。正文与附件为一件；文件正本与定稿（包括法律法规等重要文件的历次修改稿）为一件；转发文与被转发文为一件；原件与复制件为一件；正本与翻译本为一件；中文文本与外文文本为一件；报表、名册、图册等一册（本）为一件（作为文件附件时除外）；简报、周报等材料一期为一件；会议文件每份（本）为一件；会议纪要、会议记录一般一次会议为一件，会议记录一年一本的，一本为一件；来（去）文与复文（请示与批复、报告与批示、函与复函等）一般各为一件，也可合为一件；有文件处理单或发文稿纸（发文笺）的，文件处理单与收文为一件，发文稿纸与正本、定稿为一件。
      归档文件件内文件排序应当正文在前，附件在后；正本在前，定稿在后；转发文在前，被转发文在后；原件在前，复制件在后；不同文字的文本，无特殊规定的，汉文文本在前，少数民族文字文本在后；中文文本在前，外文文本在后；来（去）文与复文作为一件时，复文在前，来（去）文在后。有文件处理单或发文稿纸的，文件处理单在前，收文在后；正本在前，发文稿纸、定稿依次在后。
      第七条  归档文件的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。装订前，应对破损的文件材料予以修复；应对字迹模糊或易褪变的文件材料予以复制。应按照保管期限要求去除易锈蚀、易氧化的金属或塑料装订用品；对于幅面过大的文件，应在不影响其日后使用效果的前提下进行折叠。
      第八条  归档文件以件为单位装订。永久和30年保管期限的归档文件用线或不锈钢订书钉装订，10年保管期限的归档文件也可用普通订书钉、封套装订。
      用线装订是指文件页数较多时，使用“三孔一线”装订。
      采取订书钉装订时，应当确保无坏钉、漏钉、重钉，钉脚平伏牢固。
      归档文件装订应做到文件不损页、不倒页、不压字，装订后文件平整。纵向文件左侧和底边对齐，左侧装订；横向文件左侧和上边对齐，上边装订。
      第九条  归档文件以件为单位，从“1”开始，将页码逐页标注在有图文的页面正面右上角或背面左上角空白位置。
      归档文件原编页码与拟编页码相同的，可不另编页码。
      第十条  归档文件一般采用“年度—保管期限”的方法进行两级分类，也可采用“年度—机构（问题）—保管期限”的方法进行三级分类。
      同一立档单位应保持分类方案的一致性和稳定性。
      按年度分类是指将文件按其形成年度分类。跨年度一般应以文件签发日期为准。对于计划、总结、预算、统计报表、表彰先进以及法规性文件等内容涉及不同年度的文件，统一按文件签发日期判定所属年度。跨年度形成的会议文件归入闭幕年。跨年度办理的文件归入办结年。来（去）文与复文跨年度并作为一件的，归入复文年。当形成年度无法考证时，年度为其归档年度，并在备注项说明。
      按保管期限分类是指将文件按划定的保管期限分类。即根据本单位文件材料归档范围和档案保管期限规定，将同一年度归档文件按划定的永久、30年、10年保管期限进行分类。
      按机构（问题）分类是指将文件按其形成或承办机构（问题）分类。机构分类法与问题分类法应选择其一，不能同时采用。采用机构分类的，应根据文件形成或承办机构对归档文件进行分类，涉及多部门形成的归档文件，归入文件主办部门；采用问题分类的，应按照文件内容所反映的问题对归档文件进行分类。
      第十一条  归档文件应在分类方案的最低一级类目内，按事由结合时间排列。会议文件、统计报表等成套性文件可以集中排列。
      采用两级分类的，同一年度的归档文件按永久、30年、10年分别拉通排列。
      采用三级分类的，同一年度的归档文件，区分机构（问题）按永久、30年、10年分别拉通排列。
      第十二条  归档文件应按照分类方案和排列顺序逐件编写档号。档号编制应当满足以下要求：
      （一）采用两级分类的单位，其档号结构格式为：全宗号-档案门类•年度-保管期限-件号；采用三级分类的单位，其档号结构格式为：全宗号-档案门类•年度-机构（问题）-保管期限-件号。
      （二）档号结构格式中各项目内容及其填写要符合要求。
      1．“全宗号”填写同级国家综合档案馆给立档单位编制的代号。
      2．“档案门类•年度”中归档文件档案门类以代码标识，由“文书”2位汉语拼音首字母“WS”标识，其中市属国有企业以“管理”汉语拼音首字母“GL”或“党群”、“行政”、“经营”、“生产”汉语拼音首字母“DQ”、“XZ”、“JY”、“SC”标识；年度为文件形成年度，以4位阿拉伯数字标注公元纪年，如“2015”。
      3．“保管期限”指归档文件的保管期限，分为永久、定期30年、定期10年。档号结构格式、归档章中保管期限用代码“Y”、“D30”、“D10”标识，档案盒盒脊、归档文件目录封面保管期限项不使用代码，直接填写永久、30年、10年。
      4．“机构（问题）”指归档文件按照机构（问题）分类的，归档文件所属机构（问题）。档号结构格式、归档章中机构（问题）采用3位汉语拼音字母或阿拉伯数字标识，如办公室代码“BGS”等；档案盒盒脊、归档文件目录封面机构（问题）项不使用代码，直接用汉字标识。归档文件未按照机构（问题）分类的，此项留空。
      5．“件号”指归档文件的排列顺序号。档号结构格式中件号用4位阿拉伯数字标识，不足4位的，前面用“0”补足，如“0026”；归档章、档案盒盒脊件号项不用“0”补足，直接填写排列顺序号。
      例：1348-WS•2015-Y-0001 或1348-GL•2015-Y-0001
                                (全宗号)  -（档案门类 • 年度）-（保管期限）-（件号） 或  (全宗号) -（档案门类 • 年度）-（保管期限）-（件号）
      1348-WS•2015-BGS-Y-0001或 1348-WS•2015-ZHL-Y-0001
          (全宗号)  -（档案门类 • 年度）-(机构即办公室)-（保管期限）-（件号） 或  (全宗号) -（档案门类 • 年度）-（问题即综合类）-（保管期限）-（件号）
      归档文件应当逐件加盖归档章。归档章应加盖在归档文件首页上端的空白位置。归档章应将档号的组成部分，即全宗号、档案门类、年度、保管期限、件号，以及页数作为必备项，机构（问题）可以作为选择项（见附录A）。全宗号、档案门类、年度、保管期限、机构（问题）、件号填写要求同档号结构格式要求，页数填写该件归档文件总页数。
      第十三条  归档文件应依据档号顺序逐件编制归档文件目录，并应满足以下要求：
      （一）编目应准确、详细，便于检索；来（去）文与复文作为一件时，对复文的编目应体现来（去）文内容。
      （二）归档文件目录设置档号、文号、责任者、题名、日期、页数、密级、备注等项目，采用表格形式，横向设置（见附录B图B1）。归档文件目录中各项目内容及其填写要求如下：
      1．“档号”按照档号结构格式要求编制。
      2．“文号”指文件的发文字号，包括发文机关代字、发文年度（用方括号“[  ]”括入）、发文顺序号。没有文号的，不用标识。
      3．“责任者”指制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者。责任者应当使用全称或规范化简称，3个以上单位联合发文填写主办单位、主要单位，最多不超过3个责任者，单位之间用“、”分隔，被省略的责任者用“等”表示。责任者是个人的，一般只填写姓名不填写职务。没有责任者的应当考证，考证出的责任者外加方括号“[  ]”，考证不出的留空。
      4．“题名”指文件标题，一般照录文件原标题，原标题字数太多，可以省略责任者。没有标题、标题不规范，或者标题不能反映文件主要内容、不方便检索的，应全部或部分自拟标题，自拟内容外加方括号“[  ]”。
      5．“日期”指文件的形成时间，以国际标准日期表示法标注年月日，如19990909。当形成时间未标注且无法考证时，日期项不填，考证出的时间外加方括号“[  ]”。
      6．“页数”填写要求同归档章中“页数”项。
      7．“密级”指文件密级，按文件实际标注情况填写。没有密级的，录入公开、划控等内容。
      8．“备注”填写文件需说明的情况。
      （三）归档文件目录应由系统生成或使用电子表格进行编制，除保存电子版本外，还应打印出纸质归档文件目录并添加封面，每年区分保管期限装订成册。打印的归档文件目录及封面用纸尺寸采用国际标准A4型，封面格式见附录B图B2。封面设置全宗号、全宗名称、年度、保管期限，必要时，也可增加机构（问题），其中全宗名称即立档单位名称，填写时应使用全称或规范化简称，全宗号、年度、保管期限、机构（问题）按照档号结构格式要求填写。
      第十四条  归档文件应当按档号顺序装入档案盒，并填写档案盒盒脊及备考表项目。采用两级分类的，不同年度、保管期限的归档文件不能装入同一个档案盒；采用三级分类的，不同年度、机构（问题）、保管期限的归档文件不能装入同一个档案盒。
      （一）档案盒应当符合如下要求：
      1．档案盒应采用无酸纸制作。
      2．档案盒封面应标明全宗名称，其外形尺寸为310mm×220mm（长×宽），盒脊厚度可以根据需要设置为20 mm、30mm、40mm、50mm等（见附录C 图C1）。
      3．档案盒盒脊设置全宗号、年度、保管期限、起止件号、盒号等必备项，并可设置机构（问题）等选择项（见附录C图C2）。其中，“起止件号”填写盒内第一件文件和最后一件文件的件号，起件号填写在上格，止件号填写在下格；“盒号”即档案盒的排列顺序号，按进馆要求编制，日常管理中，盒号可不填，也可用铅笔编制，以便更改。
      （二）应当在档案盒内文件之后放置备考表。备考表项目包括盒内文件情况说明、整理人、整理日期、检查人、检查日期（见附录D）。其项目内容及其填写要求如下：
      1．“盒内文件情况说明”填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。
      2．“整理人”填写负责整理归档文件的人员签名或签章。
      3．“整理日期”填写归档文件整理完成日期。
      4．“检查人”填写负责检查归档文件整理质量的人员签名或签章。
      5．  “检查日期”填写归档文件检查完毕的日期。
      第十五条  归档文件整理完毕装盒后，应当按照分类排列顺序上架保管。
      按照“年度—保管期限”分类的，库房排架时，每年形成的档案按保管期限依次上架；按照“年度—机构（问题）—保管期限”分类的，库房排架时，每年形成的档案按机构（问题）序列依次上架。
      排架方法应保持稳定，避免频繁倒架。
      第三章  归档电子文件整理 
      第十六条  归档电子文件组件（件的组织）、分类、排列、编号、编目，应符合本规则“纸质归档文件整理”相关规定。
      电子文件的编号，可以由系统生成归档章样式或以条形码等其他形式在归档文件上进行标识。
      第十七条  归档电子文件的格式转换、元数据收集、归档数据包组织、存储等整理要求，参照《数字档案室建设指南》（2014年）、GB/T 18894、DA/T 48、DA/T 38等标准执行。
      第十八条  归档电子文件整理，应使用符合《数字档案室建设指南》（2014年）、GB/T 18894等标准的应用系统。
      第四章  附则
      第十九条  本规则由重庆市档案局负责解释。
      第二十条  本规则自2016年7月1日起施行。重庆市档案局关于印发《重庆市机关归档文件整理实施细则》的通知（渝档发〔2009〕34号）、重庆市档案局关于印发《重庆市企业事业单位归档文件整理规定》的通知（渝档发〔2009〕39号）同时废止。

      附件： 附录.doc

重庆市档案局办公室                                    2016年5月26日印发