重庆市档案局关于印发《重庆市国家综合档案馆业务建设规范》的通知

重庆市档案局文件

渝档发[2015]16号

重庆市档案局关于印发

《重庆市国家综合档案馆业务建设规范》的通知

各区县（自治县）档案局，市级各专业（部门）、企事业档案馆：

《重庆市国家综合档案馆业务建设规范》已经2015年11月2日市档案局（馆）第67次局（馆）长办公会议审议通过，现印发给你们，请认真贯彻执行。

重庆市档案局

                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                              2015年12月7日

重庆市国家综合档案馆业务建设规范

第一章  总则

第一条  为把档案馆建设成为档案保管基地、爱国主义教育基地、档案利用中心、政府公开信息查阅中心、电子文件备份中心“五位一体”的公共档案馆，提升档案馆的工作水平和服务能力，根据《中华人民共和国档案法》、《档案馆工作通则》和有关规定，结合我市档案馆工作实际，制定本规范。

第二条  本规范适用于重庆市各级国家综合档案馆和万盛经开区档案馆（以下简称“档案馆”）。

本市专业（部门）和企事业档案馆可以参照执行本规范。

第三条  档案馆的基本任务

（一）贯彻执行党和国家关于档案馆工作的方针、政策和法律、法规，贯彻执行上级和同级档案行政管理部门制定的业务规范和技术标准；

（二）制定和实施档案馆规章制度；

（三）将档案馆事业纳入档案事业发展五年规划和年度计划，并认真实施；

（四）接收和征集属于本馆收集范围的档案（资料）和政府公开信息；

（五）集中统一保管档案，确保馆藏档案实体和信息安全；

（六）组织开展馆藏档案鉴定、统计、编研、开放、利用等工作，向社会公布档案，提供政府公开信息查阅服务；

（七）举办档案展览，开发档案文化产品，开展档案宣传、社会教育活动；

（八）开展馆藏档案数字化和电子文件的收集与备份工作，建设数字档案馆。

第二章 档案馆库及设施配备

第四条  档案馆选址应当符合城市总体规划和本规范第五条要求。

第五条  档案馆建筑应当符合《档案馆建设标准》（建标103—2008）和《档案馆建筑设计规范》（JGJ25—2010）。

第六条  档案馆宜独立建设。馆藏档案数量较少的县级档案馆可以与其他功能相近的文化项目联合建设，但应当有独立的管理区域。

第七条  档案馆设施配备应当满足包括温湿度要求、外围护结构要求、防火、防潮、防水、防高温、防磁、防日光及紫外线照射、防尘、防污染、防有害生物和安全防范等的需要。

第八条  档案馆应当配备符合国家消防安全标准和档案保护需要的消防设施。其中档案库房、机房、中控室、数字化处理等特定场所配备火灾自动报警系统和相应的灭火系统。

第九条  档案馆应当配备自备电源，满足应急需要。

第三章  档案馆的业务建设

第十条  档案馆应当制定收集档案范围细则和工作方案，并适时修订。

第十一条  档案馆接收属于本馆收集范围的档案。市档案馆可以接收立档单位自档案形成之日起满10年的永久保存的档案，区县（自治县）档案馆可以接收立档单位自档案形成之日起满5年的永久、长期（或者30年）保存的档案；协商一致的，可以提前接收。国家另有规定的从其规定。

经协商同意，档案馆可以收集或者代存本行政区域内社会组织、集体和民营企事业单位、基层群众自治组织、家庭和个人形成的对国家和社会有利用价值的档案，也可以通过接受捐赠、购买等形式获取。

第十二条  市档案馆和区县（自治县）档案馆接收因机构改革或者区划调整而撤销的单位和破产国有企业的全部或者部分档案。破产国有企业的人事、基建、设备档案国家另有规定的，从其规定。

市档案馆接收因机构改革或者区划调整而合并的单位永久、长期保存的档案；区县（自治县）档案馆接收因机构改革或者区划调整而合并的单位永久、长期（或者30年）保存的档案。

第十三条  档案馆按规定接收重大活动、重要事件形成的档案。

第十四条  经同级档案行政管理部门同意，专业性较强或者需要保密的档案，档案馆可以适当延长接收时限；已撤销单位的档案或者由于保管条件恶劣可能导致档案不安全或者损毁的，档案馆可以提前接收。

第十五条  档案馆接收立档单位质量合格的档案，并同时接收与传统纸质档案相对应的档案数字化副本、电子档案、相关资料、有助于管理和利用档案所必需的专用设备。

档案馆接收档案资料，应当与移交方（立档单位）清点核对，并在移交清册上签名盖章。移交清册接、交双方存档备查。

第十六条  档案馆应当有计划地开展政府公开信息接收工作。

第十七条  档案馆应当制定征集计划，通过接受捐赠、购买等方式获取档案资料。

第十八条  档案馆以全宗为单位管理档案，将全宗定位并编制全宗号，建立全宗卷。

全宗号一般按照档案形成历史时期结合进馆先后统筹编制，全宗号前可以加历史时期代字。只有建国后档案的档案馆，全宗号前可以不加历史时期代字。同一档案馆内，全宗号不重号、不断号、不跳号，不得随意变动。

全宗卷应当符合《全宗卷规范》（DA/T12-2012）。

第十九条  档案馆按照全宗构成条件设立档案全宗，可以根据馆藏档案实际情况，设立联合全宗、汇集全宗或者档案汇集。

第二十条  中华人民共和国成立以前档案全宗的设立。清代及其以前各朝代档案按朝代分别建立联合全宗；民国档案结合机构情况设立若干全宗或者联合全宗；革命历史档案可以设立联合全宗。

第二十一条  中华人民共和国成立以后档案全宗的设立。按照全宗构成条件，结合实际情况设立全宗；机构调整变动按相关规定设立全宗。

第二十二条  个人全宗的设立。可以按人名设立单独全宗或者联合全宗；联合全宗按人名分别设立目录。

第二十三条  重大活动、重要事件、重点工程档案全宗的设立，按重庆市重大活动档案管理规定办理。

第二十四条  临时征集进馆的档案纳入相应全宗管理，必要时也可以设立新全宗；不宜按全宗管理的应当统一登记、整理存放，分类处置。

第二十五条  同一全宗内档案门类划分按相关业务建设规范执行；同一门类档案的分类方法应当保持一致。

第二十六条  同一全宗内的档案按门类（载体）分别排放；同一门类（载体）档案的排列方法应当保持一致。

第二十七条  全宗内档案依据《档号编制规则》，按照档案排列顺序编号。

第二十八条  馆藏档案按照形成时期和类别分开存放。

历史档案按明清、民国、革命历史档案分别集中排列，设专库或者专柜存放。

建国后的档案，根据全宗的性质与联系，按照党委及其部门、人大机关、政府及其部门、政协机关、群团组织、乡镇（街道）、企业、事业单位、二级机构顺序排列存放；或者按照档案进馆时间顺序排列存放；或者按照全宗号编号顺序排列存放。

非纸质档案宜按门类（载体）专库或者专柜存放。

第二十九条  库房内档案柜架布置应当成行垂直于有窗的墙面（无窗时，应当与管道通风孔开口方向相对应）；柜架排列尺寸应当符合相关规定；柜架选择应当符合楼地面活荷载要求。

第三十条  库房内档案柜架自库房入口处起，按从左至右编制列号、柜号，档案柜内按从上到下编制格（栏）号，均分别从“1”开始编制流水号。

第三十一条  档案馆应当编制档案分库存放索引、库内档案存放示意图、档案柜架指引标记，并建立档案收进（移出）、出（入）库登记簿，做好登记。

第三十二条  保密档案的管理、密级的变更和解密，按照《中华人民共和国保守国家秘密法》和有关规定执行。

第三十三条  档案馆收存的图书、报刊、文件汇编、档案史料等资料应当分类排列、编号，制作目录，与档案分开存放。

第三十四条   档案馆新接收档案须经消毒、除尘后方能入库；已进馆档案应当定期消毒、除尘。

第三十五条  档案馆应当坚持温湿度调控和记录，纸质档案库、电子和音像等特殊载体档案库和部分技术用房、对外服务用房温湿度均应当符合国家相关要求。

第三十六条  档案库房实行专人管理，定期清点核对档案。保持库内清洁卫生、整洁有序。

档案库房管理人员岗位调整或者退休须办理交接手续。

第三十七条  档案馆应当做好档案抢救和保护工作，对馆藏积存零散档案予以整理；对破损或者字迹褪变档案予以修复或者复制；对重要、珍贵档案设置特藏库（室、柜）予以重点保护。

第三十八条  档案馆应当成立档案鉴定工作机构，履行对保管期满档案的鉴定职责。

档案馆鉴定档案应当吸收立档单位人员参加，对经过鉴定确无继续保存价值的档案，应当填写销毁清册，撰写鉴定报告，经过审批和履行监销手续后予以销毁。

第三十九条  档案馆应当对档案的收进、移出、利用情况，档案和资料、检索工具、设施设备种类和数量等进行统计，建立台账；完成档案事业统计年报，做好统计分析。

第四十条  档案馆应当通过自编、与有关单位合编、委托有关单位或者个人编辑等形式，编纂出版档案史料。

档案馆应当编制开放、未开放档案目录等档案检索工具，定期编辑档案馆指南。

第四十一条  档案馆应当依法依规做好馆藏档案的解密划控、开放鉴定工作，定期向社会开放档案。

第四十二条  保存在档案馆的属于国家所有的档案，由档案馆公布，必要时，应当征得档案形成单位同意，或者报经档案形成单位的上级主管机关同意。

保存在档案馆的属于集体所有、个人所有以及其他不属于国家所有的对国家和社会具有保存价值的档案，由档案馆按《中华人民共和国档案法实施办法》有关规定公布。

第四十三条  档案馆不得擅自公布上级机关制发的文件或者归属管理权不属于本馆的历史档案。

第四十四条  档案馆免费提供档案服务，并做好利用人次、卷（件）次、利用效果、典型事例记载。

第四十五条  利用未开放档案，须经档案馆馆长同意，必要时，报经上级主管领导机关审查批准。

第四十六条  档案馆已经数字化的档案，原则上只提供数字化副本，不提供档案原件。

第四十七条  档案馆按照《档案馆工作通则》有关规定为利用者办理复制档案。

第四十八条  档案馆应当开辟专门场所，提供政府公开信息查阅服务。

第四十九条  档案馆应当完善设施，严格监管，确保利用中档案的安全。

第五十条  档案馆应当建立爱国主义教育基地和中小学档案教育社会实践基地，举办档案展览，开展相应活动。

第五十一条  档案馆应当适应本地区信息化发展需要，编制档案馆档案信息化建设实施方案，有计划地推进。

第五十二条  档案馆局域网、政务网、因特网三网隔离，网络布局合理，安全可靠，可以扩展。

第五十三条  档案馆应当建立档案管理应用平台，系统功能应当满足档案收、管、存、用等业务工作需要。

第五十四条  档案馆应当全面推进数字档案资源建设，存量数字化、增量电子化。

第五十五条  档案馆应当加强对信息资源的合理分类和有效管理，开展分类存储、开放鉴定、利用审批等工作，逐步实现多渠道资源利用和社会共享。

第五十六条  档案馆开展档案数字化外包应当符合《档案数字化外包安全管理规范》要求。

第五十七条   档案馆应当定期做好数字档案的检测和备份工作，确保数据的准确性、完整性、可用性和安全性。

第五十八条  档案馆应当按照信息系统等级保护的要求，优化防治技术和管理手段，杜绝信息安全事故发生。

第五十九条  档案馆应当按照《数字档案馆建设指南》要求，全面实施数字档案馆建设。

第四章  保障措施

第六十条  档案馆安全实行馆长负责制。

第六十一条   档案馆应当定期开展安全巡查，做好巡查记录，发现问题，及时报告和处置。

第六十二条  档案馆应当建立安全工作组织，设立值班（门卫）室，落实值班制度，完善门禁、监控等安全设施，严格档案库房、中控室、机房等重点部位的监管，注意保存监控记录。

第六十三条  档案馆应当建立档案接收征集、保管保护、开放利用、统计编研、鉴定销毁、档案馆工作人员岗位责任制、档案数字化工作、机房管理、设备管理、数字资源管理、档案安全管理和应急处置预案等制度。

第五章  附则

第六十四条  本规范引用的标准和文件，国家和本市有新制定（修订）的，按新制定（修订）的执行。

第六十五条   本规范自2016年1月1日起施行。1998年印发的《重庆市国家综合档案馆业务建设规范》（渝档发〔1998〕47号）同时废止。

重庆市档案局办公室                                    2015年12月7日印发