重庆市档案局 重庆市财政局关于印发《重庆市会计档案整理规则》的通知

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渝档发〔2016〕8号

  重庆市档案局 重庆市财政局
关于印发《重庆市会计档案整理规则》的通知

各区县（自治县）档案局、财政局，万盛经开区档案局、财政局，市级各部门、各企业、事业单位，有关单位：
      《重庆市会计档案整理规则》已经市档案局、市财政局审议通过，自2016年9月1日起执行。

重庆市档案局 重庆市财政局
2016年7月13日

重庆市会计档案整理规则

      第一条  为确保会计档案材料立卷归档质量，便于保管和利用，根据《中华人民共和国档案法》、《会计档案管理办法》（中华人民共和国财政部、国家档案局令第79号）、《重庆市档案收集管理办法》的有关规定，结合我市实际，制定本规则。
      第二条  本规则适用于重庆市各级机关、社会团体、企业事业单位和其他组织，以及经其上级确定、列入地方国家综合档案馆接收范围的单位。
上级主管部门有特殊规定的，从其规定。
      第三条  单位在进行会计核算等过程中接收或形成的，记录和反映单位经济业务事项的，具有保存价值的文字、图表等各种形式的会计资料，包括通过计算机等电子设备形成、传输和存储的电子会计档案，应当列入会计档案收集归档范围。
      单位在财务管理工作中形成的预算、计划、制度等文件材料，不列入会计档案收集归档范围，纳入文书档案管理。
      第四条  属于归档范围的会计资料应当收集齐全完整。归档会计资料的纸张、书写和装订材料应当符合档案保护要求，破损和残缺的会计资料应当予以修裱。
      属于归档范围的电子会计资料，其文件格式、元数据、存储要求应当符合国家档案管理的有关规定，确保电子会计档案的准确、完整、可用和安全。
      第五条  满足《会计档案管理办法》第八条规定条件，单位内部形成的属于归档范围的，以及从外部接收的附有符合《中华人民共和国电子签名法》规定的电子签名的电子会计资料，可仅以电子形式归档保存，形成电子会计档案。
      第六条  不符合本规则第五条规定，以及具有永久或者其他重要保存价值的会计档案，纸质、电子会计档案同时保存。单位应当结合自身实际，确定本单位的具有重要保存价值的会计档案的标准，并保持相对稳定。
      第七条  会计档案材料分为会计凭证类、会计账簿类、财务会计报告类、其他会计资料类。
      （一）会计凭证类，包括原始凭证、记账凭证。
      （二）会计账簿类，包括总账、明细账、日记账、固定资产卡片及其他辅助性账簿。
      （三）财务会计报告类，包括月度、季度、半年度、年度财务会计报告。
      （四）其他会计资料类，包括银行存款余额调节表、银行对账单、纳税申报表、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册、会计档案鉴定意见书及其他具有保存价值的会计资料。
      第八条  会计档案的保管期限分为永久、定期两类，从会计年度终了后的第一天算起。定期一般分为30年和10年。破产企业、撤销单位会计档案保管期限到期后可适度延长。
      财政总预算、行政单位、事业单位和税收会计档案保管期限见附件1；企业和其他组织会计档案保管期限见附件2。
      第九条  会计档案的整理应当遵循会计档案材料的形成规律，保持会计档案材料之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用；保证纸质会计档案和电子会计档案整理协调统一。
      第十条  会计档案的档号结构格式为“全宗号-档案门类•年度-保管期限-案卷号”，其填写要求如下：
      （一）“全宗号”填写同级国家综合档案馆给立档单位编制的代号。
      （二）“档案门类•年度”中会计档案门类以代码“KJ”标识；年度即本卷会计档案所属年度，如“2016”。
      （三）“保管期限”指本卷会计档案的保管期限。档号结构格式、归档章中保管期限用代码“Y”、“D30”、“D10”标识；添加封面、档案实体、档案盒、案卷目录中的保管期限均按永久、30年、10年字样填写。
      （四）“案卷号”指本卷会计档案的案卷编号。档号结构格式中案卷号用4位阿拉伯数字标识，不足4位的，前面用“0”补足，如“0001”；添加封面、档案实体、归档章、档案盒上的案卷号不需用“0”补足。
      例：“1348-KJ•2016-D30-0001”
      （全宗号）-（档案门类•年度）-（保管期限）-（案卷号）
      第十一条  会计档案区分会计类别、年度、保管期限和会计档案材料名称组卷。
      （一）会计凭证组卷：装订成册的会计凭证一册一卷。
      （二）会计账簿、财务会计报告、其他会计资料组卷：区分会计档案材料类别，同年度同类别中，区分保管期限和会计档案材料名称组卷，用线或不锈钢订书钉装订成一卷或数卷，装订时可以添加会计档案封面。订本式会计账簿保持原装订方式。
      会计档案封面设置全宗名称、类别、案卷题名、全宗号、档案门类、年度、保管期限、案卷号等项目。其式样见附件3图A。各项目内容及其填写要求如下：
      1.“全宗名称”指立档单位名称，填写全称或规范化简称。
      2.“类别”指会计档案所属类别，填写会计账簿类、财务会计报告类、其他会计资料类。
      3.“案卷题名”指会计档案案卷标题，由单位名称+会计年度（或会计年度月份）+会计档案材料名称构成，如“重庆市档案局2016年总账”、“重庆市档案局2016年4月财务会计报告”。
      4.“全宗号”、“档案门类”、“年度”、“保管期限”、“案卷号”填写要求同档号结构格式。
      第十二条  会计档案在同一年度内区分保管期限排列。
      （一）保管期限为永久的会计档案，按照形成时间先后顺序排列。
      （二）保管期限为30年的会计档案，会计凭证排列在前，会计账簿排列在后。会计凭证按记账分类、逐月按凭证号先后顺序排列；会计账簿按总账、明细账、日记账、其他账簿等顺序排列。
      （三）保管期限为10年的会计档案，按照财政总预算、税收会计单位10年保管期限会计凭证，财务会计报告，银行存款余额调节表、银行对账单、纳税申报表等依次排列。
第十三条  会计档案应按其排列顺序编制案卷号，并按要求编制页号。
      （一）编制案卷号。会计档案应按其排列顺序，在同一年度同一保管期限内，从“1”开始逐卷编制案卷号。案卷号编制要求如下：
      1．会计凭证案卷号填写在每册会计凭证封面右上角或封面相应位置。
      2．会计账簿、财务会计报告和其他会计资料案卷号填写在添加封面相应位置。未添加封面的，可在原封面右上角空白处加盖会计档案归档章。归档章设置全宗号、档案门类、年度、保管期限、案卷号等项目，归档章式样见附件3图B。全宗号、档案门类、年度、保管期限、案卷号填写要求同档号结构格式。
      （二）编制页号。除会计凭证外的会计档案均应编制页号。每一案卷在有文字和图表的页面上从“1”开始编制顺序号，页号位置在页面正面的右上角，背面的左上角。已有页号且符合要求的，可以不再编制页号。
      第十四条  会计档案应按其案卷号顺序依次装盒。会计凭证装入会计凭证盒，一盒可装一卷或数卷；会计账簿、财务会计报告和其他会计资料等会计档案装入会计档案盒，同一保管期限的，一盒可装一卷或数卷。会计档案盒应采用无酸纸制作。
      （一）填写会计凭证盒封面和盒脊项目。凭证盒封面设置全宗名称；凭证盒盒脊设置全宗号、年度、月份、凭证起止号、保管期限、案卷号等项目。会计凭证盒封面、盒脊式样见附件4图C和附件5图D。各项目内容及其填写要求如下：
      1.“月份”指本盒会计凭证所属月份，如“5”、“11”。
      2.“凭证起止号”指本盒内会计凭证的起号和止号，起、止号之间用“-”连接。
      3.“案卷号”指本盒会计凭证案卷编号，盒内2卷以上的，填写起止案卷号，起、止号之间用“-”连接。
      4.“全宗名称”填写要求同“组卷”中“全宗名称”项，“全宗号”、“年度”、“保管期限”填写要求同档号结构格式。
      （二）会计账簿、财务会计报告和其他会计资料等会计档案装入会计档案盒。其封面设置全宗名称；盒脊设置全宗号、年度、保管期限、案卷号等项目。会计档案盒封面、盒脊式样见附件6图E。
      封面、盒脊各项目填写要求同会计凭证盒封面和盒脊项目。
      （三）放置备考表。备考表置于会计档案盒内末。备考表设置盒内情况说明、整理人、整理日期、检查人、检查日期等项目。其式样见附件7图F。各项目内容及其填写要求如下：
      1.“盒内情况说明”填写盒内会计档案缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。
      2.“整理人”填写负责整理会计档案的人员签名或签章。
      3.“整理日期”填写会计档案整理完成日期。
      4.“检查人”填写负责检查会计档案整理质量的人员签名或签章。
      5.“检查日期”填写会计档案检查完毕的日期。
      第十五条  纸质会计档案按其排列编号顺序，逐卷编制并打印案卷目录；仅以电子形式归档保存的电子会计档案也要编制并打印案卷目录。案卷目录需添加封面。
      （一）会计档案案卷目录设置档号、题名、凭证起止号/页数、年度、保管期限、备注等项目。其式样见附件8图G。各项目内容及其填写要求如下：
      1.“题名”指会计档案案卷标题。标题构成同“组卷”中“案卷题名”项，如“重庆市档案局2016年1月记账凭证”、“重庆市档案局2016年总账”。
      2.“页数”指本卷会计档案（会计凭证除外）的实有页数。
      3.“备注”指本卷会计档案需要说明的事项。
      4.“档号”填写要求同档号结构格式；“凭证起止号”、“年度”、“保管期限”填写要求同会计凭证盒封面和盒脊项目。其中“凭证起止号”为会计凭证填写项目。
      （二）会计档案案卷目录封面设置全宗名称、类别、年度、保管期限等项目。其式样见附件9图H。各项目内容及其填写要求如下：
      1.“类别”指会计档案所属类别，填写“会计凭证类”、“会计账簿类”、“财务会计报告类”或“其他会计资料类”，案卷目录中反映多个类别的，应逐一填写。
      2.“全宗名称”填写要求同“组卷”中“全宗名称”项，“年度”、“保管期限”填写要求同档号结构格式。
      第十六条  会计档案区分载体形式，按其排列方法分别入柜存放，预留必要空间，避免频繁倒架。
      第十七条  归档电子会计档案材料组织保管单位（组卷）、排列、编号、编目，应符合本规则纸质会计档案材料整理相关规定。
      第十八条  归档电子会计档案材料的格式转换、元数据收集、归档数据包组织、存储等整理要求，参照《数字档案室建设指南》（2014年）、GB/T18894、DA/T 48、DA/T 38等标准执行。
      第十九条  归档电子会计档案材料整理，应使用符合《数字档案室建设指南》（2014年）、GB/T18894等标准的应用系统。
      第二十条  单位会计档案移交清册、保管清册、销毁清册及会计档案鉴定意见书纳入全宗卷管理。
      第二十一条  本规则引用的标准和规范，国家和市有新制定（修订）的，按新制定（修订）的执行。
      第二十二条  市属金融机构可以根据本规则制定实施细则，报重庆市档案局、重庆市财政局备案。
      第二十三条  本规则由重庆市档案局、重庆市财政局负责解释。
      第二十四条  本规则自2016年9月1日起施行。重庆市档案局、重庆市财政局《关于进一步规范会计档案整理工作的通知》（渝档发〔2010〕26号）同时废止。

注：税务机关的税务经费会计档案保管期限，按行政单位会计档案保管期限规定办理。

附件2
企业和其他组织会计档案保管期限表

附件3

附件4

附件5

附件6

附件7

附件8

附件9

重庆市档案局办公室                                2016年7月13日印发