济南建“档案安全风险告知制度”强化行政监管

档案安全建设始终是档案工作任务的重中之重。档案部门如何从“加强档案行政监管”这个层面去破解强化安全体系建设这个问题，为档案安全提供更加有力的行政支持与保障，是近年来济南市档案局馆积极探索的课题。自2013年开始，市档案局馆着手起草了《关于建立档案安全风险告知制度的意见》，并广泛听取各方面的意见建议，于2014年4月正式印发。该文件印发后，得到了山东省档案局馆的高度重视，向全省进行了转发。该制度的建立，在加强档案安全行政管理方面取得了新突破，并于2014年12月获得山东省档案工作改革创新项目三等奖。

档案安全风险告知制度的作用和内容

档案安全风险告知制度，有利于强化档案行政监管职能，增强社会档案安全意识，同时提高档案安全事故预防能力。

档案安全风险告知制度确定了风险的范围，明确了应进行告知或提醒的相关情况。同时，济南市档案局馆对档案安全风险级别进行了划分，对不同程度的风险从强到弱大体划分为3个级别，即一级、二级、三级，通过对不同级别风险采取不同告知的方式，以突出重大风险防范的紧迫性。

采取档案安全风险告知的主体是档案行政管理部门，告知对象是本行政区域内机关、团体、企事业单位。档案安全风险告知方式主要是书面告知和口头告知两种方式。一级风险通过《档案安全风险告知书》的形式进行告知；二级风险则根据具体情况，分别采取书面或口头告知的方式，书面告知要由档案行政管理部门以单位名义发出，并由主要负责人签发；三级风险通过口头告知的方式。

对于做好风险整改的监督，制度中明确了告知书应根据整改难度大小留出必要的整改时间。在整改时间内，应跟踪整改情况，了解整改进度，及时加以督促，指导整改落实。被告知单位则要按照整改要求，按照规定时间对整改情况进行反馈。必要时，档案部门还要对整改情况进行检查验收，并对告知书落实情况，每年进行个别通报或集中通报，对态度不积极、整改不到位的提出批评。对因为不积极整改造成档案安全事故的，要对有关责任人加重行政处罚，以保证档案安全风险告知制度的严肃性。

档案安全风险告知制度初显成效

2014年5月初，针对档案馆安全建设存在的问题，济南市档案局分别向平阴县委、县政府和高新区管委会发出《档案安全风险告知书》。

平阴县档案馆库房约650平方米，馆藏4.3万余卷档案已超负荷，由于负荷过大，档案库房地板出现裂缝，属于危房，对馆藏档案安全和工作人员人身安全构成严重威胁。高新区档案馆无独立馆库，库房布局分散，环境较乱，现有库房不符合档案保管保护标准要求，库内落地大窗不利于库内温湿度控制和防盗、防破坏，安全隐患很大。此外，高新区档案馆馆库面积严重不足，馆藏12万余卷（件）档案，仅有250平方米左右的库房，属于超负荷存放，一旦发生安全事故，难以迅速开展抢救工作。针对这两家档案馆的问题，济南市档案局提出了整改要求，并要求限时反馈。

平阴县收到《档案安全风险告知书》后，县委、县政府主要领导高度重视，县委书记、县长、常务副县长等县领导分别作出批示，分管档案工作的有关领导到县档案馆进行了现场调研，请专业公司进行了安全检测，专门召开了县委书记碰头会，随即利用1个月时间对档案馆进行了修缮加固，基本排除了之前存在的安全隐患。高新区档案馆由于办公条件的限制，虽遇到一些困难，但仍积极想办法改善馆库条件，增加了库房面积，对之前存在的安全隐患进行了整治。此外，全市各县（市）区也普遍转发了市档案局的文件，历下区、济阳县对9个单位启动了告知制度，强化了档案行政监管职能，收到了较好的效果，档案安全风险告知制度的有力执行，引起了被告知单位对档案安全问题的高度重视，各单位解决问题的步伐加快了，力度加大了，对防范档案安全事故的责任心增强了。同时，也使全市档案部门对进一步推动档案安全体系建设，加强档案安全防范工作增强了自信。