江苏档案异地备份“捆绑集中管理”提质增效

      今年2月，江苏省档案局承担的《省市县三级档案馆档案异地备份工作实施捆绑集中管理的探索与实践》课题通过了专家评审委员会的评审。评委会认为，课题提出的江苏省建立档案异质备份应用技术中心的思路，有利于实现设备、技术资源的共享，提高档案异质备份的专业化水平；制定的捆绑集中管理备份档案的运作流程和管理机制，有助于提高档案异地备份工作的制度化、科学化和规范化水平。专家委员会建议，继续深化研究，尽快启动江苏省档案异质备份应用中心的建设。

        自2008年国家档案局提出“实施档案备份制度”要求后，江苏省档案局领导非常重视档案异地异质备份工作。从2011年年底开始实施《江苏省档案馆异地异质备份工作方案》，对已有的缩微胶片采取银盐拷贝，备份的第一期主要内容为革命历史档案和旧政权档案，截止到2014年11月已完成2563盘缩微胶片的拷贝；古籍抢救与保护利用数字存档机转换成缩微胶片进行备份，共128盘；全部数字化档案实行备份保存。2012年5月，与湖南省档案局馆签订了互为档案异地备份基地的协议，已完成江苏省馆4批备份档案的送交任务。与此同时，关注全省档案异地备份工作，明确了责任部门，提出“安全、有序、高效”的工作目标。针对市县在互为档案备份基地结对上缺少方向，操作难度较大，进展不快，基本处于各自为政的状况，在认真调研和听取各方意见的基础上，提出了“捆绑集中管理”的解决思路，即省、市、县三级档案馆档案异地备份工作实施捆绑集中管理，加强整体推进和顶层设计，以实现管理成本的最小化和管理效能的最优、最大化，为异地备份工作的可持续发展提供组织和技术保障。

        为组织好“捆绑集中管理”，江苏省档案局2013年8月印发了政策性指导文件《江苏省档案异地备份暂行办法》，明确了适用范围、备份内容、备份原则、备份的组织与领导、备份基地选择、备份基地协议签订、备份介质选用、备份定期检查、备份运输安全、备份行政管理、备份办法解释权与施行时间等内容，同时印发了便于统一操作施行的《江苏省省、市、县（市、区）国家综合档案馆集中开展档案异地备份工作规程》。目前，江苏省内实行“捆绑集中管理”的单位已达到70家，完成送交任务的共有41家（其中有3家完成了2次送交），备份载体主要为缩微胶片、光盘和硬盘，电子数据绝大部分为电子档案，并对2012年送交的电子数据档案备份进行了定期检查。市、县档案局馆普遍反映，与省馆捆绑，省时、省心、省力、省费用，放心、安心、便于操作，达到了合力、合心的效果。

        目前，江苏省档案局正在评估评委会的建议，由其统筹建立江苏省数字存档机技术应用中心和仿真复制中心，为市县档案局馆缩微品、仿真品等档案备份的制作等提供技术和设备支撑，实行大型设备、技术的共享，防止搞“小而全”。今后，省档案局将统一组织对市县档案局馆所有经过评选、列入“江苏省珍贵档案”范畴的档案采取缩微方式进行备份保护，以提高核心档案的保护水平。