关于修改《重庆市重大活动档案管理暂行办法》的决定

重庆市档案局文件

渝档发〔2014〕21号

重庆市档案局关于修改《重庆市重大活动

档案管理暂行办法》的决定

各区县（自治县）档案局，市级各部门、市属国有重点企业、高校、医疗卫生单位：

      《重庆市人民政府关于公布2014年行政审批制度改革事项目录（第一批）的决定》（渝府发〔2014〕32号）取消了“对集体所有、个人所有以及其他不属于国家所有的应当保密的档案向各级国家档案馆以外的任何单位或者个人赠送（赠送外国人除外）审批”项目，市档案局决定对《重庆市重大活动档案管理暂行办法》部分条款进行修改，将第十六条第二款修改为：“鼓励重大活动档案所有者向同级国家综合档案馆捐赠、出售、寄存重大活动档案；未经批准，不得向国家综合档案馆以外的任何单位或者个人出售、转让，不得私自携运出境。”

本决定自2014年7月24日起施行。

《重庆市重大活动档案管理暂行办法》根据本决定作相应修改，重新发布。

                                                                  重庆市档案局

2014年11月4日

重庆市重大活动档案管理暂行办法

第一章  总则

第一条  为规范全市重大活动档案管理工作，实现重大活动档案准确完整收集归档，根据中共中央办公厅、国务院办公厅印发《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》的通知（中办发〔2014〕15号）、《各级各类档案馆收集档案范围的规定》（国家档案局令第9号）、市政府办公厅印发《重庆市档案收集管理办法》的通知（渝办发〔2007〕17号），结合我市实际，制定本办法。

第二条  本办法所称重大活动档案，是指在全市重大活动中直接形成的，对国家和社会具有保存价值的文字、图表、声像、电子、实物等不同门类和载体形式的历史记录。

第三条  本办法所称重大活动，是指符合下列条件之一的活动：

（一）党和国家领导人在我市的公务活动；

（二）外国元首、政府首脑、政党领袖或者国际组织负责人、著名外国友人在我市的外事活动；

（三）市和区县（自治县）党委、人大、政府、政协的重大活动；

（四）市和区县（自治县）党委、人大、政府、政协主要负责人的重要公务活动；

（五）对市或区县（自治县）具有重大影响的政治、经济、文化、社会及生态方面的活动；

（六）市或区县（自治县）与国（境）内外的重大交流与合作活动；

（七）市或区县（自治县）承办的国家重要会议和重大活动；

（八）市或区县（自治县）严重自然灾害，重大突发事件、事故抢救处置活动；

（九）市或区县（自治县）的其他重大活动。

第二章  机构与职责

第四条  市和区县（自治县）档案行政管理部门负责监督、指导本行政区域内重大活动档案工作。市和区县（自治县）国家综合档案馆负责重大活动档案接收、保管及利用工作。

第五条  重大活动组织、承办单位（以下简称“组织承办单位”）在重大活动前或重大活动结束后，应当及时通知同级档案行政管理部门参与相关工作。

第六条  组织承办单位应当明确档案工作机构或档案工作人员，负责重大活动档案的收集、整理、移交工作。

第七条  负责重大活动档案管理的工作人员应当具备档案工作职业素养，认真履行职责，保守工作秘密。

第三章  归档与整理

第八条  组织承办单位应当按照国家有关规定编制重大活动档案材料的归档范围和保管期限表。

（一）重大活动档案的归档范围主要包括：

纸质及电子文件材料。包括活动报告、方案、计划、日程安排、领导讲话、嘉宾发言、题词、简报、总结、纪念册、主流媒体宣传报道等。

声像材料。包括录音带或录音光盘、录像带或录像光盘、数码照片及文字说明等。

凭证性和标志性实物。包括活动吉祥物、标志、证书、证件、奖杯、奖状、奖章、锦旗，收受馈赠的礼品等。

其他具有保存价值的档案材料及相关物品。

（二）重大活动档案的保管期限分为永久和定期，定期一般分为30年和10年。

第九条  归档纸质、电子、声像材料应当齐全完整，符合档案保管保护及利用要求；归档实物应当完好。

第十条  组织承办单位应当自重大活动结束之日起60日内，完成重大活动档案的收集、整理归档。

重大活动由指定的新闻媒体进行录像、录音、拍摄照片的，新闻媒体应当在活动结束之日起30日内向同级国家综合档案馆移交一套原素材声像档案。

重大活动档案整理应当符合国家和我市相关规定和要求。

第四章  移交处置

第十一条  重大活动档案按以下规定处置：

（一）一个单位举办的重大活动，其档案归入本单位档案全宗，保管期满后按规定移交同级国家综合档案馆。

（二）两个以上单位联合举办的重大活动，所形成的全部档案作为独立全宗管理。由组织承办单位在重大活动结束后75日内移交同级国家综合档案馆。因特殊情况延期移交的，须经同级档案行政管理部门同意。

（三）议事协调机构或临时机构举办的重大活动，其重大活动档案由议事协调机构或临时机构负责收集整理，在重大活动结束后75日内或临时机构撤销时移交同级国家综合档案馆。

第十二条  重大活动中形成的纸质、声像档案应由组织承办单位进行数字化处理后归档或移交同级国家综合档案馆。

第十三条  组织承办单位应向同级国家综合档案馆移交重大活动档案原件，可以保留重大活动档案的副本或复制件。

第十四条  重大活动档案移交应严格程序，交接双方清点核对，履行签字手续。

第五章  保管与利用

第十五条  属于国家所有的重大活动档案保管单位，应当采取有效措施，确保档案的完整与安全。对保管条件恶劣或者其他原因可能导致档案不安全或者损毁的，保管单位应当移交同级国家综合档案馆。

第十六条  属于集体和个人所有的、对国家和社会具有保存价值或者应当保密的重大活动档案，其所有者应当妥善保管，涉及国家秘密的应当按照国家有关保密规定管理。

鼓励重大活动档案所有者向同级国家综合档案馆捐赠、出售、寄存重大活动档案；未经批准，不得向国家综合档案馆以外的任何单位或者个人出售、转让，不得私自携运出境。

第十七条  我市各级国家综合档案馆可通过报刊、图书等出版物和广播、电视、计算机网络等媒介以及陈列、展览等形式，向社会公布已开放的重大活动档案，并做好利用服务工作。

第十八条  向国家综合档案馆移交、捐赠、寄存重大活动档案的单位或者个人，可以无偿利用其移交、捐赠、寄存的重大活动档案；可以对其档案中不宜向社会开放的部分提出限制利用的意见，各级国家综合档案馆应当维护其合法权益。

第十九条  我市各级国家综合档案馆应当建立重大活动档案专题目录，编纂有关史料，提高重大活动档案信息化管理水平。

提供重大活动档案利用时，应当逐步以缩微品或者其他形式复制件代替档案原件；对具有重大保存价值的珍贵档案，不得提供档案原件。       

第六章  奖励与处罚

第二十条  按照《中华人民共和国档案法》第九条、《中华人民共和国档案法实施办法》和重庆市实施《中华人民共和国档案法》办法第六条规定，对在重大活动档案工作中做出突出贡献的单位或者个人应当给予奖励。

第二十一条  对违反本办法，有下列行为之一的，根据《中华人民共和国档案法》、《档案管理违法违纪行为处分规定》和《重庆市实施〈中华人民共和国档案法〉办法》等有关规定，由有关主管部门对直接负责的主管人员或者其他直接责任人员依法给予处罚或处分；构成犯罪的，依法追究刑事责任。

（一）未按规定建立重大活动档案的；

（二）未按规定收集、整理、归档、保管重大活动档案的；

（三）未按规定移交重大活动档案或者档案移交不完整的；

（四）未按规定接收重大活动档案的；

（五）未按规定向社会开放重大活动档案的；

（六）未按规定提供利用重大活动档案的；

（七）其他违反本办法规定的行为。

第七章  附则

第二十二条  是否属于重大活动有分歧的，由组织承办单位和同级档案行政管理部门协商确定。

第二十三条  本办法自颁布之日起施行。

重庆市档案局办公室                                    2014年11月4日印发