渝商周刊丨鑫源控股改革差旅费报销 员工自主填报 企业取消审核
董事长龚大兴。
所有企业都面临员工差旅费报销的问题。一方面是员工多开票、开假票的现象时有发生，另一方面是管理层设置重重关卡，双方斗智斗勇，这一现象差不多成了职场惯例。
上周四，鑫源控股组织销售团队学习新的《差旅费管理办法》，这份管理文件的核心在于公司将取消差旅费报销中的审核环节，让员工在规定额度内自主报销。差旅开支作为企业的第二大可控成本，其规范和变革是企业管理升级的需要，同时也关系到企业的文化和人心。
上周四，鑫源控股旗下SWM斯威汽车数十位销售人员学习了新的差旅费管理办法，除了阅读书面文件，还有一个重要环节——宣誓，公司希望员工用自我约束来推进企业管理的突破。
尝试：无人超市
无人超市。
今年年初，鑫源控股在厂区和员工宿舍区推出了一批无人超市，这些以小百货销售为主的超市24小时无人值守，而且无摄像头监督，员工直接从货架选取商品，按标价用手机或现金完成支付。
鑫源控股总裁助理余波介绍，鑫源控股在涪陵的制造基地设立了10个无人超市，陈列货物总金额约4万元。“在推出无人超市之初，管理层也有担心，商品没有任何监控，是否会出现商品大量被盗现象？公司董事长甚至撂下话，准备3个月拿出100万来挑战员工的良知。”
但无人超市最终的运营数据却让管理层收获了一份大大的信心：以今年5月份统计为例，无人超市当月销售5万余元的货物，损失约为700元，而且每月的损失额度都在下降。
推进：自主报销
在顺利实施无人超市后，鑫源控股紧接着开始酝酿推出差旅费报销的改革。
差旅费历来是企业管理中的一个“黑洞”，有企业管理专家曾深入研究了差旅费报销过程中的问题，认为最突出的问题就是替代发票较为普遍：去河南出差，拿山东、北京的票来报销；交通费用其它票代替；甚至有人二月份出差，却拿三月、四月份的票来报销……
差旅费报销过程中的不规范，造成了企业管理中的灰色空间，一些员工利用程序漏洞谋取私利，有的常年在外出差的员工，在报销环节获得的私利甚至超过了工资。而公司为了堵住这个难以监管的漏洞，唯一的办法就是组织庞大的审核体系，报销签字环节涉及到部门主管、财务主办、财务分管领导等，流程复杂。
而鑫源控股新的差旅费管理办法，将员工按照职级划定报销标准，由出差员工自行填报，直接取消了审核流程。
把员工的心软化下来 培养正直诚信的价值观
上游新闻·重庆晨报：公司为什么会考虑在差旅费方面做出改革？
鑫源控股董事长龚大兴：企业要持续健康发展，员工与企业的关系是核心之一，如果处理不好，容易形成对立关系；如果处理好了，则会形成共振。
这几年，管理层一直在摸索这项工作，做了很多尝试。我们做了很多培训，让员工读经典、写家书。工厂传统的管理强调的是监督，但我们越来越发现，企业真正有效的管理是善待员工，与员工打成一片，让所有人真正主动发挥能动性，而这一切的前提是要将员工的心“软化下来”。
我们试点了无人超市，我们内部叫“良知超市”，就是希望通过用坦诚和信任来启迪员工的是非观。超市试点结果让我们很满意，随后启动了差旅费报销的改革。
每个企业都存在差旅费报销的问题。比如员工到成都出差，公司规定一天的住宿报销标准是260元，部分员工会认为这个费用无需节约，有的员工甚至想着如何将额度用满，即使只住了160元的旅馆，也会想方设法再找100元的假发票来冲账。对于这种情况，管理者心知肚明，但又缺乏必要的手段，最后只得设计出复杂的审批流程。我们企业常驻在外的人员有数百人，公司一个月的机票费用在40万元以上，如果逐一审核每张发票，要耗费巨大的精力。
上游新闻·重庆晨报：此次改革最大的亮点在哪里？
龚大兴：我们参照同行业中上水平的报销标准，对全国主要城市的酒店进行了研究，将员工的报销标准平均提高了30%。在标准之内，员工可直接凭发票报销，而不再需要繁琐的3-4级审核。
例如员工去成都出差，我们的报销标准是260元，员工实际住宿产生了260元，或者160元的费用，就自行填表报销，没有审核环节。我们在制订这项改革时，就是充分体现对员工的信任，培养他们正直诚信的价值观。
上游新闻·重庆晨报：由员工自主填报费用是否存在更大的管理风险和费用风险？
龚大兴：这项改革的核心是充分相信员工，需要常年教育员工，培养员工正确的观念。另一方面，我们对员工的出差理由、线路、时间，特别是效率都会有更严格的要求，公司对员工提供的发票后续会有一个抽查环节，一旦发现假发票或者虚假报销，公司有一个明确的罚金制度，甚至会直接开除。
上游新闻·重庆晨报：企业希望达到什么目的？在哪些方面还存在改革空间？
龚大兴：管理的难度是将员工的心管好，而要把心管好，前提就是互相信任。公司在管理上先向员工交心，我们希望所有人都能够树立“埋头踏实做事，挺直腰杆做人”的价值观。我们的愿景是成为值得信赖并受人尊重的企业，而只有每一个员工、每一个部门都做到了值得信赖并受人尊重，才能达成企业的最终目的。
无人超市、差旅报销制度是我们阶段性的试点，未来不排除在公司采购、工作时间考核等方面推行自我打卡、自我约束制度。
上游新闻·重庆晨报记者 仇铮
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